Các trường hợp tiền lương KHÔNG được tính vào chi phí được trừ
Căn cứ Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC), các khoản chi tiền lương sau đây sẽ bị loại khỏi chi phí tính thuế TNDN:
- Tiền lương, tiền thưởng không được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng trong một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính.
- Tiền lương, tiền thưởng của năm trước nhưng thực tế chưa chi trả tính đến thời điểm hết hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm thực tế (tức là sau ngày 31/03 năm sau chưa thanh toán, trừ trường hợp có trích lập Quỹ dự phòng tiền lương theo quy định).
- Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty TNHH một thành viên do một cá nhân làm chủ (cho dù có trực tiếp tham gia điều hành sản xuất kinh doanh).
- Thù lao trả cho các thành viên sáng lập, thành viên Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị nhưng không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh.
Bộ hồ sơ chứng minh chi phí tiền lương hợp pháp 100%
Để cơ quan thuế chấp thuận toàn bộ chi phí lương thưởng, doanh nghiệp cần lưu trữ bộ hồ sơ hoàn chỉnh gồm:
- Hợp đồng lao động: Ký kết đúng quy định Bộ luật Lao động, ghi rõ mức lương chính, các khoản phụ cấp và điều kiện thưởng.
- Quy chế tiền lương, tiền thưởng và phụ cấp: Được ban hành công khai trong doanh nghiệp.
- Bảng chấm công hàng tháng: Có chữ ký của người chấm công, trưởng bộ phận và người duyệt.
- Bảng thanh toán tiền lương: Thể hiện rõ lương cơ bản, ngày công thực tế, phụ cấp, các khoản trích BHXH, thuế TNCN và số thực lĩnh.
- Chứng từ chi trả lương: Sao kê ngân hàng chi trả lương qua tài khoản (hoặc Phiếu chi tiền mặt có đầy đủ chữ ký người nhận đối với các đơn vị chưa trả qua ngân hàng).
- Hồ sơ trích nộp BHXH: Thông báo kết quả đóng BHXH của cơ quan BHXH hàng tháng.
Quy định về Quỹ dự phòng tiền lương
Để tránh việc các khoản thưởng Tết hoặc lương tháng 13 chi trả muộn bị loại khỏi chi phí năm hiện tại, doanh nghiệp được phép trích lập Quỹ dự phòng tiền lương:
- Mức trích lập tối đa: Không quá 17% quỹ tiền lương thực tế thực hiện trong năm tính thuế.
- Điều kiện giải ngân: Quỹ dự phòng này phải được chi trả hết trong thời hạn không quá 6 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính (tức là chi trả trước ngày 30/06 năm sau). Nếu sau 6 tháng chưa chi hết thì phải tính giảm chi phí của năm sau.
Checklist rà soát chi phí lương cuối năm
- Rà soát toàn bộ hợp đồng lao động: Bổ sung phụ lục hợp đồng nếu có tăng lương trong năm.
- Tuyệt đối không đưa lương của chủ công ty TNHH MTV vào chi phí được trừ thuế TNDN (đưa vào chỉ tiêu B4).
- Thanh toán toàn bộ tiền lương năm 2026 cho nhân viên trước ngày 31/03/2027.
- Kiểm tra tính khớp đúng giữa tổng chi phí lương trên sổ kế toán (TK 642, 641, 154) với tổng thu nhập chịu thuế trên Tờ khai quyết toán thuế TNCN (Mẫu tờ khai quyết toán thuế TNCN theo mẫu hiện hành).
Xem thêm BHXH và TNCN: phân biệt căn cứ tính và đối chiếu dữ liệu hoặc liên hệ dịch vụ nhân sự và kế toán tiền lương Thuế Toàn Cầu.