3 điều kiện tiên quyết để chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
Theo Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, khoản chi được trừ khi đáp ứng các điều kiện về phát sinh thực tế, liên quan hoạt động kinh doanh, hóa đơn/chứng từ hợp pháp và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khi thuộc diện yêu cầu. Nghị định 141/2026/NĐ-CP bổ sung quy định miễn TNDN cho một số doanh nghiệp có tổng doanh thu không quá 1 tỷ đồng, tùy điều kiện; cần xác định đối tượng trước khi lập phép tính thuế.
- Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật (Hóa đơn điện tử hợp pháp hoặc bảng kê thu mua theo mẫu hiện hành (02/TNDN khi thuộc trường hợp được lập) đối với các trường hợp được phép).
- Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 5.000.000 đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT).
Không suy ra khoản chi được trừ chỉ từ việc có chứng từ thanh toán; đối chiếu ngoại lệ và điều kiện cụ thể trong văn bản đang có hiệu lực.
Checklist hồ sơ cần kiểm tra cho từng nhóm chi phí lớn
| Nhóm chi phí | Hồ sơ bắt buộc phải có | Điểm cơ quan thuế hay bóc tách |
|---|---|---|
| Tiền lương, thưởng | Hợp đồng lao động, Bảng chấm công, Bảng thanh toán lương có chữ ký hoặc sao kê chuyển khoản, Quy chế lương thưởng. | Lương trả cho chủ DNTN, chủ công ty TNHH MTV một cá nhân; lương thưởng không ghi trong quy chế hoặc nợ lương quá hạn nộp BCTC. |
| Công tác phí | Quyết định cử đi công tác, Giấy đi đường có đóng dấu nơi đến, Hóa đơn phòng nghỉ, vé tàu xe, Quy chế công tác phí. | Chi vượt định mức quy chế nội bộ; thiếu cuống vé máy bay điện tử; không có giấy đi đường xác nhận nơi đến. |
| Thuê nhà, văn phòng | Hợp đồng thuê, Hợp đồng, chứng từ sử dụng tài sản, chứng từ thanh toán; hồ sơ khai/nộp thuế thay nếu hợp đồng và quy định yêu cầu (ngưỡng cho thuê đã thay đổi từ năm 2026). | Thiếu chứng từ nộp thuế thay khi hợp đồng thỏa thuận giá thuê là giá chưa bao gồm thuế. |
| Tiếp khách, quà tặng | Hóa đơn GTGT, Giấy đề nghị thanh toán nêu rõ mục đích tiếp khách nào, Bill thanh toán chi tiết món ăn kèm theo. | Hóa đơn chỉ ghi chung chung "tiếp khách" mà không có bill món ăn chi tiết, không liên quan đến hợp đồng kinh doanh. |
| Chi phí phúc lợi | Hóa đơn mua quà tết, hiếu hỉ, nghỉ mát, bảo hiểm sức khỏe, danh sách nhân viên thụ hưởng. | Tổng chi phí phúc lợi vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế. |
Ví dụ chi phí phúc lợi cho người lao động
Năm 2026, Công ty B có quỹ lương thực tế thực hiện là 12 tỷ đồng (bình quân 1 tỷ đồng/tháng). Trong năm, công ty chi các khoản phúc lợi trực tiếp cho nhân viên gồm: Tiền nghỉ mát hè: 600 triệu đồng; Tiền hỗ trợ hiếu hỉ, sinh nhật: 250 triệu đồng; Tiền bảo hiểm sức khỏe tự nguyện: 200 triệu đồng.
- Tổng chi phí phúc lợi thực tế: 600 + 250 + 200 = 1,05 tỷ đồng.
- Mức khống chế tối đa được trừ (01 tháng lương bình quân): 1,0 tỷ đồng.
- Số tiền chi phí phúc lợi vượt mức khống chế: 1,05 - 1,0 = 50.000.000 đồng. Kế toán được đưa 1,0 tỷ đồng vào chi phí được trừ; phần 50 triệu vượt mức phải kê khai vào Chỉ tiêu B4 trên Tờ khai quyết toán thuế TNDN.
Checklist rà soát chi phí cuối mỗi quý
- Rà soát 100% hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên đã có ủy nhiệm chi ngân hàng chưa.
- Kiểm tra tính đầy đủ của các quy chế nội bộ: Quy chế tài chính, Quy chế lương thưởng, Quy chế công tác phí.
- Loại bỏ ngay các khoản chi mang tính chất cá nhân của gia đình giám đốc (mua sắm sinh hoạt gia đình, học phí con cái...).
Xem tiếp tiền lương, tiền thưởng: chuẩn bị hồ sơ để rà soát chi phí thuế hoặc tham khảo dịch vụ kế toán trọn gói.