Tạo bảng cầu nối giữa hai căn cứ
Với mỗi nhân viên, mở các cột thu nhập theo hợp đồng, khoản phát sinh trong tháng, dữ liệu đóng bảo hiểm và dữ liệu tính thuế. Thêm cột giải thích chênh lệch. Một khoản thưởng theo kết quả có thể cần phân tích khác với khoản trả ổn định; không phân loại chỉ từ tên cột trong phần mềm.
Thông tin cần hỏi nhân sự
Chuẩn bị hợp đồng, phụ lục, quy chế trả lương, quyết định thưởng, thông báo hoặc hồ sơ tham gia bảo hiểm và bảng tính TNCN. Ghi thời gian làm việc, ngày thay đổi lương, thông tin cư trú thuế và hồ sơ giảm trừ. Không gửi toàn bộ dữ liệu người phụ thuộc cho mọi người kiểm tra bảng công.
Kiểm tra từng khoản theo hai tuyến
Quy trình nội bộ đề xuất gồm ba lượt. Lượt đầu, nhân sự xác nhận bản chất và thời gian hưởng của khoản trả. Lượt hai, người phụ trách bảo hiểm xác định đối tượng, căn cứ đóng và kỳ điều chỉnh theo pháp luật bảo hiểm. Lượt ba, kế toán thuế xác định xử lý TNCN theo luật thuế và kỳ trả thu nhập.
Kết quả cần có là bảng phân loại có lý do và nguồn đối chiếu, không chỉ ô đánh dấu có hoặc không. Sau đó so phần bảo hiểm đã khấu trừ của người lao động với hồ sơ đóng, tách phần doanh nghiệp chịu để tránh trừ hai lần.
Ví dụ chênh lệch cần giải thích
Giả định một nhân viên thay đổi mức lương giữa tháng và được trả thêm khoản thưởng vào cuối tháng. Bảng bảo hiểm chưa cập nhật vì hồ sơ thay đổi đang xử lý, còn bảng lương đã phản ánh mức mới. Kế toán mở riêng chênh lệch do thời điểm cập nhật và chênh lệch do bản chất thưởng. Không dùng phần chênh lệch tổng để tự sửa căn cứ đóng hoặc thu nhập chịu thuế.
Dấu hiệu bảng cầu nối chưa hoàn chỉnh
- Khoản nào cũng bị xếp giống nhau cho BHXH và TNCN.
- Toàn bộ tiền bảo hiểm của doanh nghiệp bị trừ vào lương nhân viên.
- Thay đổi lương không có ngày hiệu lực.
- Chênh lệch chỉ được ghi là do phần mềm.
Khi hoàn tất, lưu bảng cầu nối cùng hồ sơ điều chỉnh để tháng sau biết khoản nào đã xử lý, khoản nào còn mở. Bảng này hỗ trợ kiểm soát dữ liệu, không tự xác nhận doanh nghiệp đã thực hiện đủ mọi nghĩa vụ bảo hiểm.
Căn cứ và bước tiếp theo
Đối chiếu thuế tiền lương theo Luật Thuế TNCN 109/2025/QH15 cùng Luật sửa đổi 09/2026/QH16, theo kỳ và đối tượng thực tế. Khi rà soát bảo hiểm, dùng riêng Luật BHXH 41/2024/QH15; bảng kiểm này không thay cho việc xác định căn cứ đóng và thu nhập chịu thuế.
Doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ kế toán và báo cáo thuế để trao đổi phần việc cần hỗ trợ. Chuẩn bị bảng vướng mắc và dữ liệu gốc giúp xác định phạm vi tiếp nhận.