Kiểm tra điều kiện trước khi đăng ký
Luật Thuế TNCN và văn bản hướng dẫn quy định các nhóm có thể là người phụ thuộc như con; vợ/chồng; cha mẹ; và cá nhân khác mà người nộp thuế trực tiếp nuôi dưỡng, nếu đáp ứng điều kiện tương ứng. Điều kiện có thể khác nhau theo độ tuổi, khả năng lao động, việc học tập và quan hệ nuôi dưỡng.
Với nhóm người phụ thuộc phải xét thu nhập, Nghị định 253/2026/NĐ-CP quy định mức thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả nguồn không vượt quá 3 triệu đồng, cùng điều kiện riêng của từng nhóm. Không dùng ngưỡng 1 triệu đồng từ hướng dẫn cũ. Người nộp thuế chịu trách nhiệm kê khai chính xác và cần kiểm tra toàn bộ tiêu chí trong quy định hiện hành về giảm trừ gia cảnh và văn bản hướng dẫn.
Mỗi người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ cho một người nộp thuế tại cùng thời điểm theo quy định; các thành viên trong gia đình nên thống nhất người đăng ký và thời gian áp dụng.
Hồ sơ cần tập hợp
Tùy quan hệ và tình trạng, chuẩn bị giấy tờ nhận diện và chứng minh như giấy khai sinh, giấy tờ xác nhận quan hệ hôn nhân/cha mẹ, xác nhận học tập, giấy xác nhận khuyết tật hoặc tài liệu thể hiện trách nhiệm nuôi dưỡng và thu nhập. Không phải mọi hồ sơ đều cần cùng một bộ giấy tờ; đối chiếu danh mục áp dụng cho trường hợp cụ thể trước khi nộp.
Đăng ký mới hoặc cập nhật thông tin
- Kiểm tra người phụ thuộc đã có thông tin định danh trong hệ thống thuế chưa; đối chiếu họ tên, ngày sinh, số định danh cá nhân và quan hệ.
- Đăng ký mới hoặc thay đổi thông tin qua kênh thuế hiện hành. Người nộp thuế có thể thực hiện trên ứng dụng eTax Mobile theo hướng dẫn của cơ quan thuế; nếu đăng ký qua đơn vị trả thu nhập, xác nhận quy trình và chứng từ tiếp nhận với bộ phận nhân sự/kế toán.
- Theo dõi kết quả xử lý và kiểm tra thông tin đã được cập nhật chính xác trước khi tính giảm trừ.
- Lưu hồ sơ chứng minh cùng bảng lương, thời điểm bắt đầu/kết thúc áp dụng và thông tin người đã đăng ký giảm trừ.
Theo dõi thay đổi trong năm
Báo ngay cho bộ phận tiền lương khi người phụ thuộc thay đổi tình trạng học tập, độ tuổi, khả năng lao động, thu nhập hoặc người đăng ký giảm trừ. Khi người lao động chuyển nơi làm việc, đối chiếu dữ liệu và cập nhật với đơn vị mới; không đăng ký trùng hoặc mặc định thông tin sẽ tự chuyển.
Checklist
- Xác nhận đúng nhóm điều kiện và ngưỡng thu nhập hiện hành.
- Kiểm tra số định danh và quan hệ trong hồ sơ đăng ký.
- Lưu bằng chứng gửi hồ sơ và kết quả cập nhật.
- Đối chiếu thời gian giảm trừ trên bảng lương và hồ sơ quyết toán.
Xem tiếp các khoản giảm trừ TNCN: kiểm tra căn cứ và hồ sơ hoặc liên hệ dịch vụ quyết toán thuế TNCN Thuế Toàn Cầu.