Thay đổi chữ ký số: cập nhật thông tin và kiểm tra quyền ký hồ sơ

Tại sao cần cập nhật chữ ký số trên cổng thuế?

Căn cứ quy định về giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế tại Thông tư 19/2021/TT-BTC, mỗi chứng thư số được cấp có một dãy số sê-ri định danh duy nhất và có thời hạn hiệu lực cụ thể. Cổng Thuế điện tử quản lý người nộp thuế bằng việc liên kết mã số thuế của doanh nghiệp với dãy số sê-ri chứng thư số đã đăng ký.

Nếu doanh nghiệp chỉ gia hạn với nhà cung cấp mà không khai báo cập nhật lên eTax:

• Khi ký nộp tờ khai hoặc nộp tiền thuế, hệ thống sẽ báo lỗi: "Chứng thư số chưa được đăng ký với cơ quan thuế" hoặc "Chứng thư số không hợp lệ".
• Nếu đúng vào ngày cuối cùng của hạn nộp thuế, việc không ký nộp được hồ sơ sẽ khiến doanh nghiệp bị tính là nộp chậm và bị xử phạt vi phạm hành chính.

Hướng dẫn 4 bước cập nhật chứng thư số mới trên eTax

Để cập nhật số sê-ri mới lên hệ thống thuế điện tử:

1. Cài đặt phần mềm Driver Token mới: Cắm USB Token vào máy tính, cài đặt phần mềm quản lý chứng thư số của nhà mạng để máy tính nhận diện được Token mới.
2. Đăng nhập Cổng Thuế điện tử bằng tài khoản Quản trị:
   • Truy cập thuedientu.gdt.gov.vn, đăng nhập bằng tài khoản có đuôi -QL (ví dụ: 0101234567-QL) kèm mật khẩu. Chỉ tài khoản quản trị mới có quyền thay đổi thông tin chứng thư số; tài khoản phụ không thao tác được.
3. Thực hiện cập nhật thông tin chứng thư số:
   • Vào menu "Quản lý tài khoản" -> "Thay đổi thông tin dịch vụ".
   • Tại mục "Dịch vụ - Nộp tờ khai điện tử": Nhấn nút "Thay đổi thông tin CKS". Hệ thống sẽ tự động đọc chứng thư số mới cắm trong máy tính -> Chọn chứng thư số mới vừa gia hạn -> Nhấn "Tiếp tục" -> Nhấn "Ký và gửi".
   • Tại mục "Dịch vụ - Nộp thuế điện tử": Nhấn nút "Thay đổi thông tin CKS" tương tự -> Nhấn "Tiếp tục" -> Ký và gửi đề nghị thay đổi thông tin sang ngân hàng thương mại.
4. Kiểm tra thông báo chấp thuận: Hệ thống eTax sẽ gửi Thông báo xác nhận thay đổi thông tin đăng ký thuế điện tử thành công vào email của doanh nghiệp trong vòng vài phút.

Đừng quên cập nhật chữ ký số trên hệ thống Hóa đơn điện tử

Rất nhiều kế toán chỉ cập nhật chữ ký số trên cổng nộp thuế (thuedientu) mà quên mất hệ thống Hóa đơn điện tử:

• Để xuất được hóa đơn điện tử với chữ ký số mới, doanh nghiệp bắt buộc phải lập Tờ khai thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT) theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP trên phần mềm hóa đơn điện tử để đăng ký bổ sung số sê-ri chứng thư số mới.
• Chỉ sau khi cơ quan thuế gửi Thông báo chấp nhận mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT thì doanh nghiệp mới ký số phát hành hóa đơn được bình thường.

Checklist kiểm tra chữ ký số mới

• Kiểm tra thời hạn hiệu lực của chứng thư số mới trên phần mềm Token Manager (đảm bảo đủ thời gian 1, 2 hoặc 3 năm như hợp đồng).
• Cập nhật đồng bộ trên cả 3 hệ thống: Thuế điện tử (eTax), Hóa đơn điện tử và Bảo hiểm xã hội điện tử (BHXH).
• Thử ký nộp một tờ khai hoặc tra cứu thông tin để đảm bảo chữ ký số hoạt động trơn tru trước ngày cao điểm nộp thuế.

Xem tiếp phân quyền truy cập hệ thống thuế khi kế toán nghỉ việc hoặc liên hệ dịch vụ chữ ký số và hỗ trợ kỹ thuật Thuế Toàn Cầu.