4 rủi ro an ninh nghiêm trọng khi không thu hồi quyền truy cập thuế
Căn cứ quy định về trách nhiệm bảo mật thông tin tài khoản thuế tại Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15, 4 rủi ro an ninh nghiêm trọng gồm: 2. Ký nộp các tờ khai sai lệch hoặc xuất hóa đơn khống: Sử dụng chữ ký số công ty để phát hành hóa đơn bất hợp pháp nhằm trục lợi cá nhân, khiến doanh nghiệp bị liên đới trách nhiệm hình sự. 3. Mất quyền kiểm soát tài khoản quản trị: Kế toán cũ đổi mật khẩu tài khoản quản trị (-QL) khiến công ty mới không thể đăng nhập nộp thuế đúng hạn. 4. Tranh chấp số liệu nợ thuế: Không có biên bản bàn giao nghĩa vụ thuế dẫn đến tranh chấp trách nhiệm ai là người làm phát sinh tiền phạt chậm nộp.
Quy trình 5 bước thu hồi và phân quyền an toàn khi đổi kế toán
Bước 1: Thu hồi ngay thiết bị phần cứng
- Thu hồi USB Token chữ ký số (hoặc tài khoản chữ ký số từ xa HSM/Cloud CA).
- Đổi ngay mã PIN của USB Token để ngăn chặn việc sử dụng trái phép nếu phần mềm Token có cài đặt trên máy cá nhân của nhân sự cũ.
Bước 2: Đổi mật khẩu tài khoản Quản trị eTax (-QL)
- Đăng nhập trang thuedientu.gdt.gov.vn bằng tài khoản
MST-QL. - Vào mục "Quản lý tài khoản" -> "Đổi mật khẩu".
- Thiết lập mật khẩu mới có độ phức tạp cao (gồm chữ hoa, chữ thường, số và ký tự đặc biệt) và chỉ giao mật khẩu này cho Giám đốc hoặc người phụ trách tin cậy.
Bước 3: Cập nhật lại Email và Số điện thoại nhận thông báo thuế
- Rất nhiều doanh nghiệp để email nhận thông báo thuế là email cá nhân của kế toán cũ (ví dụ:
ketoan.hoa@gmail.com). - Vào mục "Quản lý tài khoản" -> "Thay đổi thông tin dịch vụ": Sửa lại email nhận thông báo thành email chính thức của doanh nghiệp (ví dụ:
tax@company.vnhoặc email cá nhân của Giám đốc) để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ thông báo thuế, công văn giải trình nào từ cơ quan thuế quản lý.
Bước 4: Xóa hoặc vô hiệu hóa tài khoản phụ của nhân sự cũ
- Hệ thống eTax cho phép tạo các tài khoản phụ để phân quyền cho nhân viên (tài khoản chỉ nộp tờ khai, tài khoản chỉ nộp thuế).
- Vào mục "Quản lý tài khoản" -> "Danh sách tài khoản phụ": Kiểm tra toàn bộ danh sách, thực hiện khóa hoặc xóa vĩnh viễn các tài khoản phụ do kế toán cũ lập.
- Tạo tài khoản phụ mới cấp cho kế toán mới hoặc đơn vị dịch vụ mới với phạm vi quyền hạn được giới hạn rõ ràng.
Bước 5: Đổi mật khẩu hệ thống Hóa đơn điện tử và Phần mềm BHXH
- Đăng nhập tài khoản admin của phần mềm Hóa đơn điện tử (MISA, VNPT, Viettel, BKAV...): Đổi mật khẩu admin, thu hồi quyền của các user con cũ.
- Đổi mật khẩu cổng Dịch vụ công Bảo hiểm xã hội điện tử (gddt.baohiemxahoi.gov.vn).
Checklist bàn giao nghĩa vụ thuế
- Ký Biên bản bàn giao tài khoản và mật khẩu hệ thống: eTax, Hóa đơn điện tử, BHXH, Dịch vụ công.
- Ký Biên bản xác nhận tình trạng nợ thuế tại ngày bàn giao (có đính kèm Bảng tra cứu nghĩa vụ thuế in từ eTax).
- Lập biên bản bàn giao trọn bộ hồ sơ sổ sách kế toán, file dữ liệu phần mềm kế toán (.bak) và file gốc XML hóa đơn các năm trước.
Xem thêm đổi đơn vị kế toán: checklist bàn giao sổ sách và trách nhiệm hoặc liên hệ dịch vụ kế toán bảo mật Thuế Toàn Cầu.