Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN
Căn cứ quy định tại Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15:
- Thời hạn nộp hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN của tổ chức chi trả thu nhập chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch (tức là ngày 31/03 năm tiếp theo).
- (Lưu ý: Đối với cá nhân trực tiếp tự quyết toán thuế với cơ quan thuế, thời hạn nộp hồ sơ chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch - ngày 30/04).
Cấu trúc bộ hồ sơ quyết toán thuế TNCN của doanh nghiệp (Mẫu tờ khai quyết toán thuế TNCN theo mẫu hiện hành)
Một bộ hồ sơ quyết toán thuế TNCN đầy đủ gồm tờ khai chính và 3 bảng kê phụ lục bắt buộc:
- Tờ khai tờ khai quyết toán thuế TNCN theo mẫu hiện hành: Tổng hợp số lượng lao động, tổng thu nhập chịu thuế, tổng các khoản giảm trừ và tổng số thuế TNCN đã khấu trừ, số thuế quyết toán thay trong năm.
- Phụ lục phụ lục chi tiết thu nhập theo mẫu hiện hành: Bảng kê chi tiết thu nhập và thuế của các cá nhân cư trú ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên. Kế toán tích chọn ô "Cá nhân ủy quyền quyết toán thay" đối với những người đủ điều kiện và có giấy ủy quyền.
- Phụ lục phụ lục chi tiết thu nhập theo mẫu hiện hành: Bảng kê chi tiết thu nhập và thuế của các cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng dưới 03 tháng (cộng tác viên, lao động thời vụ). Thể hiện rõ số tiền thu nhập và số thuế 10% đã khấu trừ (hoặc miễn khấu trừ theo cam kết 08).
- Phụ lục phụ lục thông tin người phụ thuộc theo mẫu hiện hành: Bảng kê chi tiết người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh của các cá nhân ủy quyền quyết toán thay.
5 bước đối chiếu số liệu trước khi ký số nộp hồ sơ
- Bước 1: Khớp tổng thu nhập chịu thuế với Sổ cái tài khoản lương: Tổng thu nhập chịu thuế trên tờ khai quyết toán thuế TNCN phải tương thích với tổng chi phí tiền lương, tiền thưởng đã hạch toán trên tài khoản 334 và các tài khoản chi phí (TK 642, 641, 154) trên Báo cáo tài chính.
- Bước 2: Phân loại chính xác người đủ điều kiện ủy quyền: Chỉ tích ủy quyền quyết toán thay cho nhân viên chỉ có duy nhất thu nhập tại công ty và đang làm việc tại thời điểm quyết toán.
- Bước 3: Kiểm tra mã số thuế của 100% lao động và người phụ thuộc: Không thể kết xuất file XML nếu có lao động hoặc người phụ thuộc bị thiếu hoặc sai cấu trúc mã số thuế.
- Bước 4: Đối chiếu số thuế đã nộp trong năm: So sánh tổng số thuế TNCN đã khấu trừ trên các tờ khai tháng/quý (hoặc sổ cái TK 3335) với số thuế trên quyết toán năm.
- Bước 5: Xử lý số thuế nộp thừa hoặc nộp thiếu sau quyết toán:
- Nếu sau quyết toán phát sinh số thuế nộp thiếu: Doanh nghiệp nộp thêm tiền thuế vào kho bạc.
- Nếu phát sinh số thuế nộp thừa của cá nhân ủy quyền: Doanh nghiệp bù trừ vào kỳ sau hoặc làm thủ tục hoàn thuế thay cho người lao động.
Checklist hoàn thiện quyết toán TNCN
- Thu thập Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN (Mẫu 08/UQ-TNCN) có chữ ký sống của từng nhân viên.
- Không tích ủy quyền cho nhân viên đã nghỉ việc trước thời điểm quyết toán (chỉ cấp chứng từ khấu trừ thuế điện tử cho họ tự quyết toán).
- Nộp hồ sơ qua cổng thuedientu.gdt.gov.vn trước 24h ngày 31/03.
Xem tiếp ủy quyền quyết toán TNCN: kiểm tra điều kiện và giấy tờ hoặc liên hệ dịch vụ kế toán Thuế Toàn Cầu.