Trách nhiệm của doanh nghiệp khi người lao động thôi việc
Căn cứ Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 254/2026/NĐ-CP:
- Thanh toán đầy đủ các khoản quyền lợi: Trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt HĐLĐ, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên (tiền lương những ngày làm việc thực tế, tiền phép năm chưa nghỉ hết, trợ cấp thôi việc nếu có).
- Chốt sổ BHXH và bàn giao tờ rời: Hoàn thành thủ tục báo giảm lao động và nộp hồ sơ chốt sổ BHXH với cơ quan bảo hiểm để bàn giao sổ BHXH cùng toàn bộ tờ rời xác nhận thời gian đóng bảo hiểm cho người lao động.
- Cấp Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử: Tổ chức trả thu nhập phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ thuế. Trường hợp cá nhân đã nghỉ việc trong năm, doanh nghiệp không được quyết toán thay mà bắt buộc phải cấp chứng từ khấu trừ thuế để họ tự quyết toán thuế năm.
- Cấp Thư xác nhận thu nhập: Bản xác nhận tổng thu nhập đã chi trả và các khoản bảo hiểm đã trừ để cá nhân dùng làm căn cứ tự quyết toán tại cơ quan thuế.
Xử lý các khoản trợ cấp khi người lao động nghỉ việc
- Trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm theo luật định:
- Được chi trả cho người lao động đã làm việc thường xuyên từ đủ 12 tháng trở lên (mỗi năm làm việc được trợ cấp một nửa tháng tiền lương).
- Khoản trợ cấp này không phải chịu thuế TNCN và doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
- Tiền bồi thường thêm hoặc trợ cấp tự nguyện của công ty ngoài luật định:
- Các khoản hỗ trợ tài chính thêm ngoài quy định của Bộ luật Lao động sẽ bị tính vào thu nhập chịu thuế TNCN. Nếu chi trả sau khi đã chấm dứt HĐLĐ từ 2 triệu đồng trở lên thì công ty phải khấu trừ thuế TNCN 10% tại nguồn.
Kê khai thuế cuối năm đối với nhân viên đã nghỉ việc
Vào kỳ quyết toán thuế TNCN cuối năm (tháng 03 năm sau):
- Doanh nghiệp vẫn phải kê khai đầy đủ tổng thu nhập đã trả cho nhân viên đã nghỉ việc vào Bảng kê phụ lục chi tiết thu nhập theo mẫu hiện hành (nếu trước đó ký HĐLĐ từ 3 tháng trở lên) hoặc Bảng kê phụ lục chi tiết thu nhập theo mẫu hiện hành.
- Tuyệt đối KHÔNG tích chọn vào ô "Ủy quyền quyết toán thay" đối với nhân sự này.
- Số thuế TNCN công ty đã khấu trừ của nhân viên đó trong các tháng làm việc vẫn được thể hiện trên tờ khai và nộp vào ngân sách.
Checklist bàn giao hồ sơ thuế cho nhân sự nghỉ việc
- Lập Biên bản bàn giao công việc và thanh lý Hợp đồng lao động.
- Xuất và gửi file Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử qua email của nhân viên.
- Cung cấp Giấy xác nhận thu nhập năm có đóng dấu tròn công ty.
- Bàn giao sổ BHXH đã chốt đến tháng làm việc cuối cùng.
Xem tiếp chứng từ khấu trừ TNCN điện tử: thời điểm cấp và dữ liệu cần kiểm tra hoặc liên hệ dịch vụ kế toán nhân sự Thuế Toàn Cầu.