Thời điểm doanh nghiệp bắt buộc phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Căn cứ quy định tại Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được kế thừa trong Nghị định 254/2026/NĐ-CP):
- Tại thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện khấu trừ thuế TNCN của cá nhân, tổ chức trả thu nhập phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ.
- Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng dưới 03 tháng: Cá nhân có quyền yêu cầu cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế, hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.
- Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên: Tổ chức trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế (thường cấp vào cuối năm hoặc khi người lao động nghỉ việc có yêu cầu tự quyết toán thuế).
- Trường hợp KHÔNG PHẢI cấp chứng từ: Cá nhân đã ủy quyền quyết toán thuế cho doanh nghiệp thì doanh nghiệp không phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
Các tiêu thức thông tin bắt buộc trên chứng từ điện tử
Một chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử hợp pháp phải có đầy đủ các nội dung:
- Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ, ký hiệu chứng từ, số thứ tự chứng từ.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của tổ chức chi trả thu nhập (người nộp thuế thay).
- Họ và tên, mã số thuế hoặc số định danh cá nhân (CCCD), địa chỉ, quốc tịch của người nhận thu nhập.
- Khoản thu nhập: Ghi rõ loại thu nhập (thu nhập từ tiền lương, tiền công; thu nhập từ đầu tư vốn; thu nhập từ bản quyền...).
- Thời điểm trả thu nhập: Tháng, năm thực tế chi trả.
- Tổng thu nhập chịu thuế đã trả cho cá nhân.
- Tổng số tiền thuế TNCN đã khấu trừ thực tế.
- Chữ ký số hợp pháp của tổ chức chi trả thu nhập.
Quy trình 3 bước xuất và truyền dữ liệu chứng từ lên cơ quan thuế
- Bước 1: Lập chứng từ trên phần mềm: Kế toán nhập mã số thuế của cá nhân, phần mềm sẽ tự động lấy thông tin định danh và số tiền thu nhập, số thuế đã khấu trừ theo bảng lương hoặc bảng kê thù lao.
- Bước 2: Ký số và phát hành: Kế toán trưởng hoặc Giám đốc dùng chữ ký số (Token/Cloud CA) ký điện tử phát hành chứng từ. Phần mềm sẽ tạo file định dạng XML có chữ ký số và bản thể hiện PDF.
- Bước 3: Gửi cho người lao động và truyền cơ quan thuế: Gửi link tra cứu hoặc đính kèm file cho cá nhân qua email; đồng thời hệ thống phần mềm tự động truyền dữ liệu bảng tổng hợp chứng từ khấu trừ thuế điện tử lên Cổng thông tin của cơ quan thuế.
Xử lý khi chứng từ khấu trừ thuế bị sai sót
Nếu sau khi cấp chứng từ điện tử mới phát hiện sai sót (sai số tiền thu nhập, sai số thuế khấu trừ, sai mã số thuế...):
- Tổ chức chi trả thu nhập thực hiện hủy chứng từ sai sót và lập chứng từ khấu trừ thuế điện tử mới thay thế cho chứng từ đã lập sai.
- Gửi lại chứng từ thay thế mới cho người lao động để họ kịp thời nộp hồ sơ quyết toán thuế đúng hạn.
Checklist kiểm soát chứng từ khấu trừ điện tử
- Đăng ký sử dụng mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử với nhà cung cấp phần mềm uy tín.
- Đối chiếu số tiền thuế trên chứng từ điện tử phải khớp đúng 100% với số thuế đã nộp vào kho bạc.
- Không xuất khống chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho những người không thực tế phát sinh thu nhập tại công ty.
Xem tiếp thưởng, phụ cấp và phúc lợi: phân loại khoản thu nhập để tính TNCN hoặc liên hệ dịch vụ kế toán Thuế Toàn Cầu.