Đối chiếu quy định hiện hành
Không dùng danh sách “6 trường hợp duy nhất” dựa trên Thông tư 78/2014/TT-BTC và Thông tư 96/2015/TT-BTC như căn cứ đầy đủ cho kỳ 2026. Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định điều kiện chi phí được trừ và các trường hợp đặc thù. Trong đó, một số khoản mua từ cá nhân/hộ kinh doanh dưới ngưỡng chịu GTGT có thể lập bảng kê nếu đáp ứng đúng điều kiện và có chứng từ chứng minh. Thông tư 20/2026/TT-BTC hướng dẫn mẫu số 02/TNDN cho bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn.
Không lập bảng kê thay hóa đơn của doanh nghiệp/cửa hàng có nghĩa vụ xuất hóa đơn. Bảng kê cũng không tự chứng minh giao dịch, nguồn gốc hàng hóa hay tính liên quan của khoản chi.
Hồ sơ cần đối chiếu
Tùy loại giao dịch và người bán, lưu các tài liệu phù hợp để chứng minh:
- Hàng hóa/dịch vụ đã được giao nhận và dùng cho hoạt động kinh doanh.
- Thông tin người bán, nội dung, số lượng, đơn giá, thời điểm và giá trị giao dịch theo mẫu 02/TNDN.
- Phiếu giao nhận/nhập kho, đơn đặt hàng, biên bản hoặc tài liệu khác thể hiện giao dịch thực tế.
- Chứng từ chi trả; khoản thanh toán từng lần từ 5 triệu đồng trở lên phải đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.
Ví dụ kiểm soát
Doanh nghiệp mua nông sản trực tiếp từ người sản xuất. Kế toán xác minh đúng người bán và trường hợp áp dụng, lập mẫu 02/TNDN theo hướng dẫn hiện hành, lưu chứng từ giao nhận và thanh toán, rồi rà điều kiện chi phí theo Nghị định 320. Nếu người bán là cơ sở có nghĩa vụ lập hóa đơn, yêu cầu hóa đơn thay vì dùng bảng kê.
Checklist
- Xác nhận giao dịch thuộc trường hợp đặc thù hiện hành trước khi lập bảng kê.
- Dùng mẫu 02/TNDN theo hướng dẫn hiện hành; không dùng mẫu 01/TNDN cũ nếu đã được thay thế.
- Không mặc định cần bản sao CCCD công chứng, đóng dấu tròn hoặc một hình thức thanh toán duy nhất nếu quy định không yêu cầu.
- Để chuyên gia thuế rà hồ sơ trước khi quyết toán nếu tình huống không rõ.
Đọc thêm thuê tài sản của cá nhân: hồ sơ hợp đồng và thuế hoặc liên hệ dịch vụ kế toán Thuế Toàn Cầu.