Xác định bên bán và người trả
Bài dành cho doanh nghiệp mua dịch vụ số, không hướng dẫn thuế của hộ bán hàng trên sàn. Người nộp GTGT trong giao dịch với nhà cung cấp nước ngoài được đề cập tại Điều 4 của Luật GTGT hợp nhất 114/VBHN-VPQH. Cơ chế khai, khấu trừ hoặc nộp thay cần xác định theo Nghị định 252/2026/NĐ-CP và hồ sơ bên bán thực tế.
Dữ liệu cần tải về
- Điều khoản mua dịch vụ, tên pháp nhân xuất chứng từ và nước đăng ký.
- Invoice, lịch gia hạn, số tài khoản khách hàng và chứng từ thanh toán.
- Mô tả dịch vụ: quảng cáo, lưu trữ, thuê phần mềm hay quyền sử dụng nội dung.
- Thông tin về việc nhà cung cấp đăng ký thuế tại Việt Nam và thuế đã thể hiện.
Phân biệt nền tảng xử lý thanh toán với người cung cấp thực tế. Nếu nhân viên dùng thẻ riêng, bổ sung phê duyệt chi và hồ sơ hoàn ứng.
Trình tự kiểm tra nghĩa vụ
- Ghép từng giao dịch thẻ với invoice; tách chênh lệch tỷ giá và phí ngân hàng.
- Xác định doanh nghiệp mua trực tiếp hay qua đại lý trong nước.
- Tra cứu trạng thái đăng ký của nhà cung cấp trên nguồn cơ quan thuế, lưu kết quả và ngày tra cứu.
- Lập bảng từng sắc thuế cần xem xét, người thực hiện nghĩa vụ và chứng từ hỗ trợ; đánh dấu khoản chưa đủ căn cứ.
Đầu ra không chỉ là tổng chi phí dịch vụ. Kế toán cần biết khoản nào có thuế đã thu, khoản nào phải kiểm tra nghĩa vụ ở phía người mua. Không suy luận rằng invoice nước ngoài tự đủ điều kiện khấu trừ GTGT.
Ví dụ tài khoản quảng cáo
Giả định doanh nghiệp trả tiền cho hai tài khoản quảng cáo, một qua đại lý nội địa và một mua trực tiếp từ pháp nhân nước ngoài. Kế toán lập hai nhóm hồ sơ, không dùng hóa đơn của đại lý để chứng minh giao dịch trực tiếp. Báo cáo chiến dịch và bằng chứng truy cập gắn với đúng invoice. Đây là ví dụ tổ chức dữ liệu, chưa giả định cả hai bên bán có cùng nghĩa vụ thuế.
Lỗi nên tránh
- Chỉ lưu hóa đơn tổng của thẻ mà bỏ invoice dịch vụ.
- Dùng thương hiệu nền tảng làm tên pháp nhân.
- Tự coi dòng “tax” là GTGT được khấu trừ tại Việt Nam.
- Bỏ sót gia hạn tự động khi tổng hợp chi phí.
Tham khảo hồ sơ kế toán theo kỳ. Khi trao đổi dịch vụ kế toán và báo cáo thuế, cung cấp danh sách nhà cung cấp và loại dịch vụ số.