Nhóm chứng từ nên rà soát
Bán hàng và cung cấp dịch vụ
- Hợp đồng, đơn đặt hàng hoặc thỏa thuận với khách hàng.
- Hóa đơn và thông tin điều chỉnh/thay thế nếu phát sinh.
- Biên bản giao nhận, nghiệm thu hoặc bằng chứng hoàn thành dịch vụ.
- Chứng từ thu tiền, đối chiếu công nợ và thông tin về khoản còn phải thu.
Mua hàng và chi phí
- Hợp đồng, đơn mua hàng và hóa đơn từ nhà cung cấp.
- Phiếu nhập kho, biên bản nhận hàng hoặc chứng từ nghiệm thu dịch vụ.
- Chứng từ thanh toán, đề nghị thanh toán và phê duyệt nội bộ.
- Giải trình mục đích kinh doanh với khoản chi cần làm rõ.
Tiền và ngân hàng
- Sao kê hoặc báo cáo giao dịch tài khoản liên quan đến hoạt động doanh nghiệp.
- Phiếu thu, chi và chứng từ đối chiếu quỹ nếu có.
- Hồ sơ khoản vay, phí ngân hàng, lãi và các giao dịch với chủ sở hữu/thành viên.
Lao động và tiền lương
- Hợp đồng lao động, thay đổi lương hoặc thông tin nhân sự cần thiết.
- Bảng chấm công, bảng tính lương và bằng chứng thanh toán.
- Hồ sơ liên quan đến khoản khấu trừ hoặc quyền lợi của người lao động.
Thống nhất cách bàn giao
Doanh nghiệp và đơn vị kế toán nên thống nhất một nơi nhận tài liệu, quy tắc đặt tên tệp, người gửi, người xác nhận và cách báo thiếu. Hạn chế gửi giấy tờ cá nhân hoặc thông tin tài khoản qua nhóm chat mở. Nếu dùng thư mục chia sẻ, phân quyền theo vai trò và thu hồi quyền khi nhân sự đổi vị trí.
Tạo bảng theo dõi thiếu chứng từ
Một bảng đơn giản có thể ghi: ngày giao dịch, đối tác, loại chứng từ, tình trạng nhận, người phụ trách và câu hỏi cần trả lời. Việc ghi rõ “đang chờ”, “đã xác nhận” hay “cần bổ sung” giúp tránh nhầm lẫn giữa bản nháp và hồ sơ hoàn tất.
Trước khi xác nhận số liệu
Kế toán có thể cần hỏi thêm về giao dịch bất thường, khoản thiếu chứng từ hoặc thời điểm ghi nhận. Doanh nghiệp nên chỉ định một người có thẩm quyền phản hồi và lưu lại xác nhận. Trách nhiệm lập, cung cấp và kiểm tra dữ liệu cần ghi trong quy trình hoặc hợp đồng dịch vụ.
Bước tiếp theo: tham khảo thông tin dịch vụ kế toán và báo cáo thuế; yêu cầu đối tác xác nhận danh mục chứng từ theo ngành và phạm vi thực tế.
Ví dụ quản lý một đợt bàn giao còn thiếu tài liệu
Giả sử một đợt bàn giao có 20 bộ giao dịch. Kế toán nhận đủ hóa đơn nhưng hai bộ chưa có xác nhận giao hàng và một khoản thanh toán chưa xác định được nhà cung cấp. Ghi ba vấn đề vào bảng thiếu tài liệu với mã giao dịch, tệp đã có, tệp cần bổ sung, người liên hệ và tình trạng. Không đánh dấu cả đợt “đầy đủ” chỉ vì đã đếm đủ hóa đơn.
Khi người bán bổ sung tài liệu, đặt cùng mã giao dịch với hóa đơn để người đối chiếu tìm được. Khoản thanh toán chưa rõ đối tác được đối chiếu theo số tài khoản, nội dung chuyển tiền, ngày và hợp đồng; không tự gán vào một nhà cung cấp có số tiền tương tự. Lưu ghi nhận cách giải quyết để tháng sau không lặp câu hỏi.
Cuối đợt, xuất danh mục đã nhận và danh mục còn mở. Người điều hành xác nhận ai tiếp tục bổ sung, kế toán xác nhận những nội dung nào đủ để xử lý và những nội dung chưa được kết luận. Đây là quy trình kiểm soát nội bộ; việc ghi nhận kế toán, khấu trừ hoặc tính chi phí thuế vẫn phải đối chiếu điều kiện riêng của giao dịch.