Bắt đầu bằng việc mô tả hoạt động
Trước khi yêu cầu báo giá, ghi lại một số thông tin cơ bản:
- Doanh nghiệp đang hoạt động ở lĩnh vực nào?
- Có bao nhiêu giao dịch/chứng từ trung bình trong kỳ và mức độ dao động ra sao?
- Có nhân sự, hàng tồn kho, tài sản, giao dịch nước ngoài hoặc nghiệp vụ đặc thù không?
- Sổ sách hiện tại đã hoàn tất đến kỳ nào? Có vấn đề đang cần xử lý không?
- Doanh nghiệp muốn thuê ngoài toàn bộ một phạm vi hay chỉ một số công việc?
Ước lượng sơ bộ đủ để bắt đầu trao đổi, nhưng cần đơn vị dịch vụ xác nhận cách đo số lượng chứng từ và dữ liệu nào cần cung cấp.
Yêu cầu bảng phạm vi
So sánh báo giá theo một bảng chung:
| Nhóm | Nội dung cần làm rõ |
|---|---|
| Công việc định kỳ | Tiếp nhận, kiểm tra, hạch toán, lập hồ sơ nào; tần suất thực hiện? |
| Đầu ra | Báo cáo, bảng đối chiếu hoặc hồ sơ nào được bàn giao? Ai phê duyệt? |
| Kỳ và khối lượng | Giá dựa trên chứng từ, giao dịch, lao động hay tiêu chí nào? |
| Ngoài phạm vi | Quyết toán, kiểm tra, điều chỉnh sổ cũ hoặc hồ sơ phát sinh xử lý thế nào? |
| Trách nhiệm | Khách hàng cần cung cấp gì; đơn vị dịch vụ chịu trách nhiệm với phần việc nào? |
| Bảo mật và truy cập | Dữ liệu được nhận, lưu và chia sẻ qua kênh nào? Quyền truy cập được quản lý ra sao? |
Không nên chọn chỉ theo giá thấp nhất nếu phạm vi hai bên khác nhau. Yêu cầu tách phí dịch vụ, thuế/phí bên thứ ba nếu có, điều kiện thay đổi giá và cách tính phát sinh. Giá và mọi điều kiện thương mại cần có hiệu lực, người duyệt và xác nhận bằng văn bản.
Câu hỏi trước khi ký
- Người phụ trách trực tiếp là ai và doanh nghiệp trao đổi qua kênh nào?
- Mỗi kỳ doanh nghiệp phải gửi những gì và khi nào theo lịch hai bên thống nhất?
- Ai kiểm tra, phê duyệt và chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin gốc?
- Công việc phát sinh được báo giá và chấp thuận ra sao?
- Khi kết thúc hợp đồng, dữ liệu và quyền truy cập được bàn giao thế nào?
Luật Kế toán và quy định quản lý thuế đặt ra yêu cầu chuyên môn cụ thể; hợp đồng dịch vụ nên mô tả đầu việc và cách phối hợp rõ ràng. Chuyên gia cần rà soát nội dung này theo mô hình doanh nghiệp trước khi đưa vào thỏa thuận.
Bước tiếp theo: lập bảng khối lượng chứng từ và yêu cầu đề xuất theo phạm vi; tham khảo thông tin dịch vụ kế toán và báo cáo thuế sau khi đối tác xác nhận gói, giá và điều kiện.
Ví dụ lập bảng yêu cầu để nhận báo giá có thể so sánh
Giả sử doanh nghiệp thương mại có 80 hóa đơn trong kỳ, 15 nhân viên và hai địa điểm bán hàng. Các con số là ví dụ về khối lượng, không phải bảng giá hay giới hạn của một gói Thuế Toàn Cầu. Bảng yêu cầu cần ghi thêm số tài khoản ngân hàng, cách quản lý tồn kho, số giao dịch ngoại tệ và tình trạng sổ sách đầu kỳ. Hai doanh nghiệp cùng số hóa đơn có thể khác đáng kể về công việc đối chiếu.
Tách các đầu ra cần có thành sổ kế toán, đối chiếu ngân hàng/công nợ, hồ sơ thuế, bảng lương nếu thuê và báo cáo cho người điều hành. Với từng đầu ra, ghi ai cung cấp dữ liệu, ai xử lý, ai phê duyệt và cách nhận kết quả. Yêu cầu nhà cung cấp đánh dấu phần bao gồm, phần tính riêng và phần khách hàng giữ lại.
Nếu một báo giá chỉ nhận ghi sổ nhưng báo giá khác có thêm theo dõi hồ sơ thiếu, đừng so tổng phí như hai dịch vụ giống nhau. Kiểm tra cách tính phát sinh khi chứng từ tăng, khi đổi ngành hoặc khi cần xử lý kỳ cũ. Sau khi thống nhất, lưu bảng phạm vi như phụ lục làm căn cứ đánh giá công việc mỗi kỳ; không dựa hoàn toàn vào mô tả “trọn gói”.