Điểm mới căn bản từ Nghị định 126/2020/NĐ-CP và Nghị định 91/2022/NĐ-CP
Trước đây, dù không phát sinh số thuế TNCN phải nộp, doanh nghiệp vẫn phải nộp tờ khai thuế TNCN trắng hàng tháng/quý. Tuy nhiên, quy định hiện hành đã có sự thay đổi quan trọng:
- Căn cứ Điểm b Khoản 3 Điều 7 Nghị định 126/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bổ sung bởi Nghị định 91/2022/NĐ-CP và Nghị định 252/2026/NĐ-CP):
- Trường hợp KHÔNG phát sinh khấu trừ thuế TNCN trong tháng hoặc quý: Tổ chức, cá nhân trả thu nhập KHÔNG PHẢI nộp hồ sơ khai thuế thu nhập cá nhân của tháng hoặc quý đó.
- Ví dụ, khi tính thuế lương kỳ 2026 cần dùng mức giảm trừ gia cảnh mới (15,5 triệu đồng/tháng cho bản thân và 6,2 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc đủ điều kiện), cùng khoản bảo hiểm và các yếu tố liên quan. Nếu kỳ đó không phát sinh khấu trừ thì đối chiếu quy định khai thuế hiện hành trước khi kết luận không phải nộp hồ sơ định kỳ.
Phân biệt rõ: Miễn nộp tờ khai tháng/quý nhưng VẪN BẮT BUỘC quyết toán năm
Đây là cái bẫy nguy hiểm nhất khiến nhiều chủ doanh nghiệp bị phạt:
- Miễn nộp tờ khai tháng/quý: Chỉ áp dụng cho các kỳ tính thuế định kỳ (tháng hoặc quý) không phát sinh số thuế khấu trừ.
- Quyết toán thuế năm (Mẫu tờ khai quyết toán thuế TNCN theo mẫu hiện hành): Căn cứ quy định của Luật Quản lý thuế, tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công có trách nhiệm khai quyết toán thuế và quyết toán thay cho các cá nhân có ủy quyền, không phân biệt có phát sinh khấu trừ thuế hay không phát sinh khấu trừ thuế.
- Trường hợp duy nhất được miễn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN năm là: Tổ chức, cá nhân hoàn toàn không phát sinh chi trả thu nhập từ tiền lương, tiền công trong cả năm tính thuế (ví dụ: công ty mới thành lập chưa hoạt động, chưa thuê bất kỳ nhân sự nào trong cả năm).
Ví dụ tình huống thực tế
Giả sử Công ty M trả lương 9.000.000 đồng/tháng cho ba nhân viên trong năm 2026 và sau khi tính các khoản thu nhập, giảm trừ, bảo hiểm cùng yếu tố liên quan, không phát sinh khấu trừ TNCN. Công ty cần lưu bảng lương và căn cứ tính để xác định nghĩa vụ khai theo quy định.
- Nghĩa vụ hàng quý (Quý 1, 2, 3, 4/2026): Do không phát sinh số thuế TNCN khấu trừ, Công ty M không phải lập và nộp Tờ khai thuế TNCN mẫu tờ khai TNCN định kỳ theo mẫu hiện hành cho cả 4 quý. Công ty không bị phạt về việc không nộp tờ khai quý.
- Nghĩa vụ cuối năm: Trước ngày 31/03/2027, do trong năm có chi trả thu nhập cho 3 nhân viên, Công ty M bắt buộc phải lập và nộp Tờ khai quyết toán thuế TNCN (Mẫu tờ khai quyết toán thuế TNCN theo mẫu hiện hành) kèm Bảng kê phụ lục chi tiết thu nhập theo mẫu hiện hành kê khai đầy đủ tổng thu nhập đã trả cho 3 nhân viên này. Mức xử lý nếu vi phạm phụ thuộc chủ thể, tình tiết và quy định xử phạt đang có hiệu lực.
Checklist kiểm tra nghĩa vụ thuế TNCN
- Nếu kỳ này có dù chỉ một nhân viên bị khấu trừ thuế (dù chỉ vài nghìn đồng): Bắt buộc phải nộp tờ khai tờ khai TNCN định kỳ theo mẫu hiện hành của kỳ đó.
- Nếu không phát sinh khấu trừ: Lưu giữ bảng lương nội bộ làm căn cứ chứng minh lý do không nộp tờ khai tháng/quý.
- Đặt lịch hạn chót 31/03 hàng năm để nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN năm.
Xem tiếp quyết toán TNCN cho doanh nghiệp: checklist trước khi lập hồ sơ hoặc liên hệ dịch vụ quyết toán thuế TNCN Thuế Toàn Cầu.