Nguyên tắc kê khai hóa đơn đầu vào bị bỏ sót
Căn cứ quy định tại Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15 và các văn bản hướng dẫn:
- Được kê khai bổ sung vào kỳ phát hiện: Hóa đơn GTGT đầu vào phát sinh của kỳ nào mà người nộp thuế bỏ sót chưa kê khai thì được phép kê khai khấu trừ bổ sung vào kỳ tính thuế phát hiện sai sót (kỳ hiện tại), trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định thanh tra, kiểm tra thuế tại trụ sở người nộp thuế.
- Không bị giới hạn thời gian 6 tháng như quy định cũ: Theo quy định hiện hành, không còn khống chế thời hạn 6 tháng; doanh nghiệp phát hiện hóa đơn sót của các tháng trước hoặc năm trước vẫn được kê khai vào kỳ hiện tại, miễn là trước thời điểm công bố quyết định thanh tra, kiểm tra.
- Phân biệt với hóa đơn đầu ra bỏ sót: Nếu bỏ sót hóa đơn đầu ra (bán hàng), doanh nghiệp bắt buộc phải khai bổ sung vào đúng kỳ phát sinh hóa đơn đó (kèm theo tính tiền chậm nộp thuế 0,03%/ngày nếu làm tăng số thuế phải nộp), tuyệt đối không được kê khai dồn vào kỳ hiện tại.
Cách xử lý trên tờ khai thuế GTGT
Khi phát hiện hóa đơn đầu vào bị bỏ sót của các kỳ trước:
- Kê khai trực tiếp vào tờ khai chính thức của kỳ hiện tại:
- Nhập giá trị và tiền thuế của hóa đơn sót đó cộng dồn vào các chỉ tiêu [23], [24] và [25] của Tờ khai 01/GTGT của tháng hoặc quý hiện tại đang lập.
- Không cần phải làm tờ khai bổ sung (KHBS) cho kỳ phát sinh cũ trước đây.
- Hạch toán kế toán:
- Ghi nhận chi phí và thuế GTGT đầu vào vào sổ sách kế toán của tháng hiện tại phát hiện hóa đơn (Nợ TK chi phí/tài sản, Nợ TK 1331 / Có TK 331, 111, 112).
- Nếu là hóa đơn chi phí của năm tài chính trước mà năm nay mới nhận được, cần xem xét tính chất trọng yếu để điều chỉnh theo Chuẩn mực kế toán số 29.
Ví dụ tình huống cụ thể
Tháng 10/2026, khi dọn dẹp văn thư, kế toán Công ty K tìm thấy một hóa đơn điện tử mua thiết bị văn phòng phát sinh từ ngày 15/04/2026 (thuộc Quý 2/2026) trị giá tiền hàng 20.000.000 đồng, thuế GTGT 2.000.000 đồng chưa được kê khai.
- Tờ khai Quý 2/2026 đã nộp từ ngày 31/07/2026.
- Do cơ quan thuế chưa công bố quyết định kiểm tra thuế, kế toán Công ty K được phép đưa số tiền hàng 20 triệu và tiền thuế 2 triệu này vào kê khai trực tiếp trên Tờ khai thuế GTGT Quý 3/2026 hoặc Quý 4/2026 (kỳ phát hiện ra sai sót).
- Công ty K được khấu trừ hợp lệ 2.000.000 đồng thuế GTGT mà không phải làm thủ tục khai bổ sung Quý 2.
Checklist kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn sót
- Tra cứu trạng thái người bán tại thời điểm lập hóa đơn: Người bán phải đang hoạt động bình thường, không trong tình trạng tạm ngừng kinh doanh hay bỏ trốn.
- Kiểm tra chứng từ thanh toán ngân hàng đối với hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên.
- Đảm bảo chưa có quyết định thanh tra, kiểm tra thuế tại doanh nghiệp bao gồm kỳ phát sinh của hóa đơn đó.
Xem thêm khai bổ sung GTGT khi phát hiện sai sót: checklist trước và sau khi nộp hoặc tham khảo dịch vụ kế toán Thuế Toàn Cầu.