6 dấu hiệu nhận diện hóa đơn đầu vào rủi ro cao
Căn cứ quy định về kiểm soát rủi ro hóa đơn tại Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15, doanh nghiệp cần đặc biệt cảnh giác khi nhận hóa đơn từ các đối tác có các đặc điểm sau:
- Doanh nghiệp mới thành lập quy mô siêu nhỏ nhưng doanh số xuất hóa đơn đột biến hàng trăm tỷ đồng trong thời gian ngắn.
- Ngành nghề đăng ký không phù hợp với mặt hàng xuất bán (ví dụ: công ty đăng ký dịch vụ vệ sinh nhưng xuất hóa đơn sắt thép, xi măng hoặc nhân công xây dựng).
- Địa chỉ trụ sở "ma": Đăng ký tại khu dân cư không có biển hiệu, nhà trọ, đất trống hoặc thay đổi trụ sở nhiều lần qua các tỉnh khác nhau.
- Người đại diện pháp luật thay đổi liên tục, đứng tên nhiều công ty hoặc là người làm thuê, người không có chuyên môn.
- Giá bán rẻ bất thường so với mặt bằng thị trường từ 20-30% kèm theo yêu cầu thanh toán chuyển khoản lòng vòng hoặc rút tiền mặt ngay sau khi nhận tiền.
- Doanh nghiệp nằm trong danh sách rủi ro cao về thuế do cơ quan thuế công bố công khai.
Bộ hồ sơ chứng minh giao dịch kinh tế có thật
Khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình tính có thật của giao dịch mua bán, một hóa đơn điện tử và một ủy nhiệm chi là hoàn toàn chưa đủ. Doanh nghiệp bắt buộc phải cung cấp chuỗi chứng từ khép kín bao gồm:
- Hợp đồng kinh tế bằng văn bản: Ghi rõ quy cách hàng hóa, đơn giá, địa điểm giao nhận, phương thức vận chuyển và trách nhiệm các bên.
- Biên bản giao nhận hàng hóa / Phiếu xuất kho của bên bán và Phiếu nhập kho của bên mua: Ghi rõ ngày giờ, biển số xe vận chuyển, họ tên tài xế và chữ ký người giao, nhận.
- Chứng từ vận chuyển hàng hóa: Hợp đồng thuê xe, vận đơn, biên nhận gửi hàng (nếu thuê bên thứ ba vận chuyển).
- Chứng từ thanh toán ngân hàng minh bạch: Tiền đi từ tài khoản công ty mua sang tài khoản công ty bán; không có việc người bán rút tiền mặt ngay tại quầy để trả lại cho người mua.
- Bằng chứng sử dụng hàng hóa: Hàng mua về dùng cho công trình nào, xuất bán cho khách hàng nào, hoặc còn tồn kho ở vị trí nào trong nhà xưởng.
Quy trình 3 bước xử lý khi nhận công văn cảnh báo từ cơ quan thuế
- Tra cứu ngay tình trạng người bán trên cổng thông tin thuế: Xác định thời điểm người bán bị cơ quan thuế thông báo bỏ trốn là trước hay sau ngày lập hóa đơn. Nếu hóa đơn lập trước ngày thông báo bỏ trốn và giao dịch có thật thì vẫn đủ điều kiện giải trình.
- Tập hợp và niêm phong trọn bộ hồ sơ chứng minh: Soạn Công văn giải trình tính có thật của giao dịch kèm bản sao công chứng toàn bộ hợp đồng, biên bản giao nhận, phiếu cân xe, hình ảnh hiện vật và sao kê chuyển khoản.
- Đánh giá rủi ro pháp lý: Nếu xét thấy hồ sơ giao dịch lỏng lẻo, bên bán đã bị khởi tố vì hành vi mua bán hóa đơn bất hợp pháp, doanh nghiệp nên chủ động làm tờ khai bổ sung loại bỏ số thuế khấu trừ và nộp lại tiền thuế vào ngân sách để tránh bị phạt 1-3 lần tiền trốn thuế.
Checklist phòng ngừa rủi ro hóa đơn đầu vào
- Tra cứu mã số thuế nhà cung cấp mới trên tracuuhoadon.gdt.gov.vn trước khi ký hợp đồng.
- Yêu cầu bản sao CCCD của người ký hợp đồng và chụp ảnh hiện trường giao nhận hàng hóa.
- Tuyệt đối không bao giờ mua hóa đơn để hợp thức hóa các khoản chi phí không có hóa đơn chứng từ.
Đọc thêm tra cứu hóa đơn điện tử trên nguồn chính thức hoặc liên hệ dịch vụ rà soát rủi ro thuế Thuế Toàn Cầu.