Chuẩn bị thông tin để tra đúng chứng từ
Lấy dữ liệu gốc, mã số thuế người bán, ký hiệu, số hóa đơn, ngày lập và thông tin cần thiết của phương thức tra cứu hiện có. So bản hiển thị với tệp được người bán cung cấp. Không nhập dữ liệu từ ảnh bị cắt mất ký hiệu hoặc ngày.
Nguồn tra và phạm vi kết quả
Dùng cổng hóa đơn điện tử của cơ quan thuế và kiểm tra đúng địa chỉ trước khi nhập dữ liệu. Tùy quyền truy cập, hệ thống có thể cung cấp phạm vi thông tin khác nhau. Bài hướng dẫn tiêu chí đối chiếu, không mô tả vị trí nút hoặc khẳng định một phiên bản giao diện.
So dữ liệu theo ba lớp
Quy trình nội bộ đề xuất:
- Đối chiếu chủ thể, số và ký hiệu để xác nhận đang xem đúng hóa đơn.
- So ngày, giá trị và dữ liệu liên quan với bản gốc; kết quả là danh sách điểm khớp hoặc khác.
- Đọc trạng thái và quan hệ với chứng từ xử lý sai sót nếu có. Ghi thời điểm tra, nguồn và thông tin phản hồi để người kiểm tra sau có thể lặp lại.
Ví dụ chưa tìm thấy ngay
Giả định kế toán nhận PDF qua email nhưng tra cứu chưa thấy kết quả tương ứng. Trước hết kiểm tra dữ liệu nhập, tệp gốc và thông tin phản hồi từ người bán. Không kết luận hóa đơn giả chỉ từ một lượt không tìm thấy; cũng không bỏ qua vì giao diện PDF trông đúng.
Checklist khi bàn giao kết quả
- Đã nhập đúng cả số và ký hiệu?
- Có lưu dữ liệu gốc và thời điểm tra?
- Có xác minh chứng từ xử lý sau hóa đơn ban đầu?
- Có hồ sơ hợp đồng, giao nhận và thanh toán thực tế?
Đánh dấu trường hợp chưa xác minh và yêu cầu người bán phản hồi có căn cứ. Xem thêm checklist hóa đơn nhận vào để nối kết quả tra với hồ sơ giao dịch.
Căn cứ và bước tiếp theo
Nguồn đối chiếu nghiệp vụ là Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Trang văn bản ghi hiệu lực từ 01/07/2026. Với hóa đơn của kỳ trước, cần đọc quy định chuyển tiếp theo giao dịch; không suy ra cách xử lý chỉ từ ngày phát hiện sai sót.
Doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ kế toán và báo cáo thuế để trao đổi phần việc cần hỗ trợ. Chuẩn bị bảng vướng mắc và dữ liệu gốc giúp xác định phạm vi tiếp nhận.