1. Đối chiếu thông tin các bên
Kiểm tra tên, mã số thuế và thông tin người mua/người bán theo hồ sơ giao dịch. Nếu có khác biệt, ghi nhận nội dung cần xác minh và hỏi người lập hóa đơn hoặc người phụ trách nội bộ. Không tự sửa tệp gốc hoặc bỏ qua sai lệch mà không lưu căn cứ.
2. Kiểm tra nội dung giao dịch
Đối chiếu mặt hàng hoặc dịch vụ, số lượng, đơn giá và giá trị với hợp đồng, đơn đặt hàng, biên bản giao nhận hoặc nghiệm thu. Câu hỏi cần đặt ra là: hóa đơn có phản ánh giao dịch đã diễn ra không, có tài liệu hỗ trợ không, và có điểm nào chưa khớp cần người có thẩm quyền xác nhận?
3. Theo dõi trạng thái và phiên bản
Lưu thông tin để biết hóa đơn gốc có bị điều chỉnh, thay thế hoặc xử lý theo cách khác hay không. Đảm bảo người nhập dữ liệu biết tài liệu nào đang có hiệu lực sử dụng trong quy trình nội bộ. Cách tra cứu, lưu nhận và xử lý cần theo quy định, hệ thống hóa đơn doanh nghiệp đang dùng và hướng dẫn của nhà cung cấp.
4. Có quy trình khi phát hiện sai sót
Không áp dụng một cách xử lý cho mọi trường hợp. Ghi lại loại sai lệch, thời điểm phát hiện, giao dịch liên quan và các bên đã trao đổi. Sau đó nhờ người phụ trách thuế/kế toán xác định quy trình sửa, thông báo và lưu hồ sơ đúng quy định hiện hành.
5. Lưu bộ hồ sơ cùng nhau
Liên kết hóa đơn với hợp đồng, bằng chứng giao nhận, thanh toán và phê duyệt nội bộ. Đặt tên tệp có ngày, đối tác và mã tham chiếu phù hợp với quy trình. Giới hạn quyền truy cập và tránh gửi toàn bộ dữ liệu hóa đơn ra ngoài khi người nhận không cần.
Một quy trình rõ ràng giúp nhân viên biết ai được quyền xác nhận giao dịch, ai xử lý hóa đơn sai và ai cập nhật sổ sách. Doanh nghiệp có thể rà soát các bước này định kỳ khi thay đổi phần mềm, quy trình bán hàng hoặc loại giao dịch.
Câu hỏi tự kiểm tra
- Có tài liệu chứng minh giao dịch thực tế không?
- Nội dung hóa đơn có khớp với giao nhận và thanh toán không?
- Có hóa đơn điều chỉnh/thay thế hoặc trao đổi xử lý chưa được lưu cùng hồ sơ không?
- Ai là người xác nhận nội dung và chuyển thông tin cho kế toán?
Bước tiếp theo: doanh nghiệp có thể nhờ chuyên gia rà soát quy trình chứng từ; xem thông tin dịch vụ kế toán và thuế để đối chiếu phạm vi hỗ trợ sau khi được xác nhận.
6. Ví dụ lập danh sách sai lệch để xử lý đúng hồ sơ
Giả sử hóa đơn ghi giá trị 12 triệu đồng trong khi biên bản nghiệm thu ghi 10 triệu đồng. Đây là ví dụ đối chiếu, không phải kết luận số nào đúng hoặc phương thức điều chỉnh bắt buộc. Người nhận mở hợp đồng, phụ lục, nghiệm thu và lịch sử trao đổi để xác định có khoản bổ sung đã được chấp thuận hay lỗi nhập liệu.
Lập một dòng theo dõi gồm mã hóa đơn, ngày lập, nội dung sai lệch, giá trị theo từng tài liệu, người xác nhận và trạng thái xử lý. Nếu có phụ lục hợp đồng hợp lệ giải thích chênh lệch, lưu cùng hồ sơ. Nếu xác nhận hóa đơn sai, người phụ trách chọn cách xử lý theo quy định và hệ thống đang áp dụng, rồi liên kết tài liệu xử lý với hóa đơn gốc. Không sửa số tiền trực tiếp trong bản PDF để làm các tài liệu trông giống nhau.
Kế toán kiểm tra lại dữ liệu sau khi nhận kết quả xử lý: còn thiếu tài liệu nào, phiên bản nào được dùng, khoản thanh toán đã khớp chưa và kỳ khai có cần rà soát riêng không. Một khoản lệch nhỏ về tên hàng cũng nên được ghi nhận theo giao dịch cụ thể; không mặc định mọi sai sót đều có cùng cách xử lý với sai số tiền.