Khoanh vùng trường bị sai
Lập bảng gồm nội dung đã ghi, nội dung đề nghị sửa, nguồn xác nhận và mức ảnh hưởng tới việc nhận diện người mua. Chụp hoặc lưu dữ liệu gốc của hóa đơn, ghi số, ký hiệu, ngày lập và mã nếu có. Không ghi đè thông tin cũ trước khi lưu hồ sơ sai sót.
Giấy tờ xác nhận dữ liệu người mua
Chuẩn bị hợp đồng, đơn đặt hàng, hồ sơ giao nhận, thông tin đăng ký thuế và yêu cầu sửa từ bên mua. Nếu mã số thuế trên hóa đơn thuộc chủ thể khác, cần xác minh giao dịch thực tế với bên bán và người đặt hàng. Yêu cầu qua thư điện tử chỉ là đầu mối; phải nối được với hồ sơ khách hàng.
Chọn cách xử lý sau khi đối chiếu
Đây là quy trình kiểm tra nội bộ đề xuất:
- Tách lỗi tên hoặc địa chỉ với lỗi mã số thuế; kết quả là mô tả sai sót cụ thể.
- Tra điều khoản xử lý hóa đơn có sai sót, yêu cầu trao đổi với người mua và dữ liệu thông báo tương ứng.
- Xác định có cần hóa đơn mới, thông báo hoặc tài liệu khác cho trường hợp đó; lưu lý do lựa chọn.
- Sau thực hiện, kiểm tra quan hệ giữa hóa đơn gốc và hồ sơ xử lý. Thông tin đúng phải nhất quán khi hai bên lưu trữ.
Ví dụ khách hàng đổi địa chỉ
Giả định hóa đơn ghi địa chỉ cũ nhưng mã số thuế khớp, còn người mua đã đổi địa chỉ trước ngày giao dịch. Kế toán ghi ngày thay đổi pháp lý và ngày hóa đơn, so với hồ sơ giao hàng. Không tự suy ra mọi trường hợp sai địa chỉ đều xử lý giống nhau khi chưa xác định đúng thời điểm và quy định.
Lỗi khiến hồ sơ sửa vẫn không khớp
- Sửa tên hiển thị nhưng để nguyên mã số thuế sai.
- Dùng địa chỉ trên danh thiếp thay cho dữ liệu đã xác minh.
- Tạo thêm hóa đơn bán hàng thông thường khiến giao dịch bị ghi nhận hai lần.
- Chỉ gửi bản PDF mới mà không bàn giao dữ liệu liên quan.
Khi bàn giao, gửi bảng sai sót, chứng từ xác minh và kết quả xử lý. Kế toán bên mua cần biết hóa đơn nào là chứng từ gốc, tài liệu nào thể hiện sửa đổi.
Căn cứ và bước tiếp theo
Nguồn đối chiếu nghiệp vụ là Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Trang văn bản ghi hiệu lực từ 01/07/2026. Với hóa đơn của kỳ trước, cần đọc quy định chuyển tiếp theo giao dịch; không suy ra cách xử lý chỉ từ ngày phát hiện sai sót.
Doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ kế toán và báo cáo thuế để trao đổi phần việc cần hỗ trợ. Chuẩn bị bảng vướng mắc và dữ liệu gốc giúp xác định phạm vi tiếp nhận.