Lập dòng thời gian cho giao dịch
Ghi ngày đặt hàng, xuất kho, giao nhận, nghiệm thu, lập đề nghị thanh toán và tiền về tài khoản. Với nhiều đợt, ghi từng đợt riêng. Xác định người giữ bằng chứng của mỗi mốc; nếu chỉ có lịch dự kiến, đánh dấu chưa xác nhận thay vì coi như sự kiện đã xảy ra.
Hồ sơ để phân loại đúng trường hợp
Cần hợp đồng, phụ lục thanh toán, phiếu giao nhận, biên bản nghiệm thu, bảng khối lượng và chứng từ thu tiền. Mô tả rõ hàng hóa hay dịch vụ; nếu thuộc ngành có quy tắc riêng, ghi ngành và loại nghiệp vụ để tra điều khoản tương ứng. Không lấy quy trình xuất hóa đơn của một đơn vị khác làm căn cứ chung.
Đối chiếu mốc pháp lý với sự kiện
Quy trình kiểm soát nội bộ đề xuất:
- Chọn nhóm giao dịch theo nội dung thực tế, không theo tên phòng ban tạo đơn.
- Tra quy định thời điểm lập hóa đơn và trường hợp riêng của nhóm đó trong nguồn hiện hành.
- Gắn mốc được xác định với chứng từ sự kiện; kết quả là bảng có lý do cho ngày dự kiến phát hành.
- So với danh sách hóa đơn đã lập để tìm giao dịch thiếu, trùng hoặc phát hành khác mốc. Chuyển phần chênh lệch cho người phụ trách trước khi thao tác.
Ví dụ hợp đồng gồm hàng và lắp đặt
Giả định công ty giao thiết bị trước, lắp đặt và nghiệm thu sau; khách thanh toán nhiều đợt. Kế toán cần xem hợp đồng có phân tách phần hàng và dịch vụ hay không, đối chiếu chứng từ giao hàng và hoàn thành từng phần. Không mặc định ngày khách trả hết tiền là mốc cho cả hợp đồng. Ví dụ không quyết định ngày lập hóa đơn khi chưa đọc điều khoản của loại giao dịch.
Kiểm tra các trường hợp thường bị bỏ sót
- Hàng đã giao nhưng hồ sơ bán hàng chưa chuyển kế toán.
- Dịch vụ hoàn thành nhưng chưa thu đủ tiền.
- Tiền về trước nhưng chưa rõ là đặt cọc hay thanh toán.
- Giao dịch cuối kỳ có thời gian vận hành khác thời gian nhập phần mềm.
Bảng mốc nên được cập nhật khi có sự kiện thật. Phân công bộ phận kinh doanh gửi chứng từ đúng thời điểm giúp giảm việc phát hiện muộn sau khi đã khóa kỳ.
Căn cứ và bước tiếp theo
Nguồn đối chiếu nghiệp vụ là Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Trang văn bản ghi hiệu lực từ 01/07/2026. Với hóa đơn của kỳ trước, cần đọc quy định chuyển tiếp theo giao dịch; không suy ra cách xử lý chỉ từ ngày phát hiện sai sót.
Doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ kế toán và báo cáo thuế để trao đổi phần việc cần hỗ trợ. Chuẩn bị bảng vướng mắc và dữ liệu gốc giúp xác định phạm vi tiếp nhận.