Quy trình 2 bước tiếp nhận hồ sơ khai thuế điện tử
Căn cứ quy định tại Thông tư 19/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính:
- Thông báo bước 1 - Tiếp nhận hồ sơ khai thuế điện tử (Mẫu số 01-1/TB-TĐT):
- Được gửi tự động vào email đăng ký của người nộp thuế trong vòng 15 phút kể từ khi hệ thống nhận được hồ sơ.
- Ý nghĩa: Xác nhận hệ thống đã nhận được file tờ khai; chưa xác nhận tờ khai hợp lệ.
- Thông báo bước 2 - Chấp nhận hoặc Không chấp nhận hồ sơ khai thuế điện tử (Mẫu số 01-2/TB-TĐT):
- Được gửi trong vòng 01 ngày làm việc kể từ thời điểm gửi Thông báo tiếp nhận.
- Nếu Chấp nhận: Hồ sơ hoàn thành nghĩa vụ khai thuế hợp lệ.
- Nếu Không chấp nhận: Tờ khai bị từ chối, nêu rõ lý do cụ thể và yêu cầu người nộp thuế nộp lại hồ sơ thay thế.
Thời hạn nộp lại: Trường hợp hồ sơ không được chấp nhận, người nộp thuế có trách nhiệm gửi lại hồ sơ khai thuế điện tử hoặc liên hệ với cơ quan thuế để giải quyết trong thời hạn quy định.
5 lý do phổ biến khiến hồ sơ thuế bị từ chối
- Sai cấu trúc dữ liệu XML: Sử dụng phần mềm kế toán hoặc phiên bản HTKK quá cũ chưa cập nhật các chỉ tiêu mới theo quy định của cơ quan thuế.
- Chứng thư số (Chữ ký số) không hợp lệ: Chữ ký số đã hết hạn tại thời điểm ký nộp, hoặc chứng thư số mới gia hạn chưa được cập nhật thông tin lên cổng thuedientu.
- Nộp sai cơ quan tiếp nhận: Chọn nhầm cơ quan thuế quản lý hoặc sai loại hồ sơ; đối chiếu thông tin người nộp thuế và hướng dẫn trên cổng trước khi gửi lại.
- Trùng lặp kỳ tính thuế hoặc loại tờ khai: Tờ khai chính thức đã nộp thành công nhưng kế toán lại nộp thêm một tờ khai chính thức khác thay vì nộp tờ khai bổ sung (KHBS).
- Lỗi logic số học hoặc thiếu phụ lục bắt buộc: Ví dụ tờ khai quyết toán thuế TNDN có chuyển lỗ nhưng không nộp kèm Phụ lục chuyển lỗ 03-2A/TNDN.
Trình tự 3 bước đọc thông báo và sửa lỗi
- Tải toàn văn Thông báo không chấp nhận (Mẫu 01-2/TB-TĐT): Đăng nhập thuedientu.gdt.gov.vn -> Chọn mục "Tra cứu" -> "Thông báo thuế" -> Tải file PDF thông báo về đọc phần "Lý do không chấp nhận".
- Khắc phục triệt để lỗi kỹ thuật:
- Nếu do phiên bản: Nâng cấp phần mềm HTKK lên phiên bản mới nhất, kết xuất lại file XML.
- Nếu do chữ ký số: Cập nhật lại chứng thư số mới trên hệ thống thuế trước khi ký nộp.
- Nếu do thiếu phụ lục: Mở tờ khai trên HTKK, tích chọn bổ sung các phụ lục bị thiếu.
- Nộp lại hồ sơ mới ngay trong ngày: Ký số và nộp lại hồ sơ thay thế, sau đó tiếp tục theo dõi để chắc chắn nhận được Thông báo bước 2 với nội dung "Chấp nhận".
Checklist kiểm soát hồ sơ khai thuế điện tử
- Luôn kiểm tra hòm thư email đăng ký thuế vào ngày hôm sau khi nộp tờ khai.
- Chỉ coi nghĩa vụ khai thuế hoàn thành khi và chỉ khi có Thông báo Chấp nhận hồ sơ khai thuế điện tử (Mẫu 01-2/TB-TĐT).
- In và lưu trữ Thông báo Chấp nhận kẹp cùng tờ khai thuế để làm bằng chứng pháp lý khi quyết toán thuế.
Xem tiếp thay đổi chữ ký số: cập nhật thông tin và kiểm tra quyền ký hồ sơ hoặc liên hệ dịch vụ hỗ trợ kê khai thuế Thuế Toàn Cầu.