Xác định đúng giao dịch xuất khẩu
Hướng dẫn này dành cho doanh nghiệp bán hàng hữu hình ra nước ngoài. Bán tại Việt Nam cho người mua nước ngoài chưa mô tả đầy đủ một giao dịch xuất khẩu. Khi xác định thuế suất, đọc nhóm hàng xuất khẩu tại Điều 9 của Luật GTGT hợp nhất 114/VBHN-VPQH, cùng điều kiện hướng dẫn trong VBHN 18/VBHN-BTC ngày 04/06/2026. Danh sách dưới đây là quy trình đối chiếu nội bộ, không thay thế điều kiện pháp luật.
Gom hồ sơ theo mã lô
- Hợp đồng và phụ lục ghi hàng, người mua, điều kiện giao và thanh toán.
- Hóa đơn, packing list, vận đơn và tờ khai hải quan có trạng thái xử lý.
- Giấy báo có, sao kê, bảng phân bổ tiền khách chuyển cho từng hóa đơn.
- Văn bản giải thích phí ngân hàng, bù trừ hoặc người thanh toán khác người mua.
Giữ giá trị nguyên tệ và giá trị quy đổi ở hai cột riêng. Mã lô dùng thống nhất giữa bộ phận xuất nhập khẩu, kho và kế toán; số hợp đồng có thể bao gồm nhiều lô.
Kiểm tra từ hàng đến tiền
- Ghép số lượng xuất kho với packing list và tờ khai. Ghi riêng hàng giao thiếu hoặc trả lại.
- Đối chiếu giá trị hợp đồng với hóa đơn; giải thích vận chuyển, bảo hiểm và các khoản giảm giá.
- Ghép khoản nhận tiền với lô hàng. Nếu một chuyển khoản trả nhiều hóa đơn, lập bảng phân bổ có tổng đúng bằng tiền nhận.
- Lập bảng kết quả: lô đã đủ bằng chứng, lô còn chờ thanh toán, lô cần xác minh điều kiện đặc biệt.
Kết quả kiểm tra phải chỉ được tài liệu còn thiếu của từng lô; một thư mục có nhiều PDF chưa chứng minh hồ sơ đã khớp.
Ví dụ trả tiền gộp
Giả định trong năm 2026 khách thanh toán hai hóa đơn 12.000 và 8.000 đơn vị ngoại tệ bằng một khoản 20.000. Bảng phân bổ ghi hai dòng, cùng số tham chiếu ngân hàng nhưng khác mã hóa đơn. Nếu sao kê nhận 19.970, kế toán tìm chứng từ phí 30 trước khi kết luận có khoản chưa thu. Đây là ví dụ đối chiếu, không giả định lô hàng đương nhiên đủ điều kiện thuế suất xuất khẩu.
Checklist trước khi kê khai
- Tên người mua và người chuyển tiền đã được giải thích khi khác nhau.
- Trạng thái tờ khai và chứng từ giao hàng đã được lưu.
- Một khoản tiền không bị phân bổ hai lần.
- Lô thiếu hồ sơ có người phụ trách và mốc theo dõi.
Tham khảo kiểm tra hóa đơn điện tử để rà dữ liệu đầu vào. Có thể trao đổi phạm vi đối chiếu lô xuất khẩu trong dịch vụ kế toán và báo cáo thuế.