Nguyên tắc hạch toán và phân bổ thuế GTGT đầu vào
Căn cứ quy định tại VBHN 18/VBHN-BTC:
- Hàng hóa, dịch vụ dùng riêng:
- Dùng riêng cho sản xuất kinh doanh hàng hóa chịu thuế GTGT: Được khấu trừ toàn bộ (100%).
- Dùng riêng cho sản xuất kinh doanh hàng hóa không chịu thuế GTGT: Không được khấu trừ, hạch toán vào chi phí hoặc nguyên giá.
- Hàng hóa, dịch vụ dùng chung (không thể tách riêng được):
- Doanh nghiệp phải hạch toán riêng thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và không được khấu trừ.
- Trường hợp không thể hạch toán riêng được thì thuế đầu vào được khấu trừ tính theo tỷ lệ phần trăm (%) giữa doanh thu chịu thuế GTGT, doanh thu không phải kê khai tính nộp thuế GTGT so với tổng doanh thu của hàng hóa, dịch vụ bán ra.
Quy trình phân bổ tạm tính hàng tháng và quyết toán cuối năm
Việc phân bổ thuế GTGT đầu vào dùng chung được thực hiện qua 2 bước:
- Bước 1: Tạm phân bổ theo từng kỳ (tháng hoặc quý): Tỷ lệ phân bổ tạm tính trong kỳ = (Doanh thu chịu thuế trong kỳ) / (Tổng doanh thu trong kỳ). Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ tạm tính = (Tổng thuế GTGT đầu vào dùng chung) x (Tỷ lệ phân bổ tạm tính). Số tiền này được kê khai vào chỉ tiêu [25] của tờ khai kỳ đó; phần thuế không được khấu trừ hạch toán vào chi phí (TK 642).
- Bước 2: Phân bổ lại theo cả năm tài chính: Vào kỳ tính thuế cuối cùng của năm (tháng 12 hoặc quý 4), doanh nghiệp tổng hợp doanh thu của cả năm để tính Tỷ lệ phân bổ chính thức của cả năm. Doanh nghiệp so sánh số thuế đã tạm khấu trừ trong các kỳ với số thuế được khấu trừ chính thức cả năm để thực hiện điều chỉnh tăng hoặc giảm vào chỉ tiêu [37] hoặc [38] trên tờ khai kỳ cuối năm.
Ví dụ phân bổ thực tế
Công ty M vừa sản xuất phần mềm (không chịu thuế GTGT) vừa cung cấp dịch vụ bảo trì hạ tầng IT (chịu thuế GTGT 10%). Trong Quý 3/2026:
- Doanh thu xuất khẩu phần mềm và chuyển giao phần mềm trong nước: 3.000.000.000 đồng (không chịu thuế).
- Doanh thu dịch vụ bảo trì hạ tầng: 1.000.000.000 đồng (chịu thuế 10%).
- Tổng doanh thu cả quý: 4.000.000.000 đồng.
- Chi phí dùng chung (tiền thuê trụ sở, điện nước văn phòng): Thuế GTGT đầu vào phát sinh là 40.000.000 đồng.
Tỷ lệ doanh thu chịu thuế: 1.000.000.000 / 4.000.000.000 = 25%. Số thuế GTGT đầu vào dùng chung được khấu trừ quý 3 là: 40.000.000 x 25% = 10.000.000 đồng (kê khai vào chỉ tiêu [25]). Số thuế GTGT không được khấu trừ: 40.000.000 - 10.000.000 = 30.000.000 đồng (hạch toán vào chi phí quản lý TK 642).
Checklist kiểm soát phân bổ thuế GTGT
- Lập bảng tính phân bổ thuế GTGT dùng chung hàng quý kẹp cùng tờ khai thuế.
- Nhớ thực hiện quyết toán phân bổ lại theo số liệu doanh thu lũy kế cả năm tại tờ khai quý 4.
- Theo dõi riêng chi phí đầu vào dùng trực tiếp cho từng hoạt động để tối ưu hóa số thuế được khấu trừ.
Xem thêm khấu trừ thuế GTGT đầu vào: checklist điều kiện và hồ sơ hoặc liên hệ dịch vụ kế toán Thuế Toàn Cầu.