Chốt loại thay đổi
Bài hướng dẫn đối chiếu nội bộ, không chọn thay doanh nghiệp phương án điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn. Phân biệt trả hàng thực tế, giảm giá do chất lượng và chiết khấu theo doanh số. Cách xử lý chứng từ phải đối chiếu Nghị định 254/2026/NĐ-CP, còn căn cứ GTGT đọc Luật GTGT hợp nhất 114/VBHN-VPQH.
Tài liệu phải nối được với hóa đơn gốc
- Hóa đơn ban đầu, hợp đồng và biên bản giao hàng.
- Thỏa thuận trả hàng hoặc giảm giá ghi lý do, số lượng, số tiền.
- Phiếu nhập lại, kiểm tra chất lượng nếu có hàng thực nhận.
- Chứng từ hoàn tiền hoặc bảng bù trừ công nợ với khách.
Ghi mã hàng và đơn vị tính thống nhất. Hàng giảm giá nhưng khách vẫn giữ không được tự thêm một phiếu nhập kho để làm đủ hồ sơ.
Trình tự đối chiếu
- Xác định phần thay đổi theo từng dòng hóa đơn gốc, gồm giá trước thuế và thuế tương ứng.
- So số lượng trả với kho. Khi chỉ giảm giá, đánh dấu số lượng kho không thay đổi.
- Liên kết chứng từ hóa đơn xử lý với hóa đơn gốc và hồ sơ thỏa thuận.
- Kiểm tra doanh thu, thuế và công nợ sau xử lý; ghi kỳ dự kiến phản ánh theo căn cứ áp dụng.
Kết quả là một bảng cho thấy giá trị trước, phần thay đổi và giá trị còn lại. Việc khớp số tiền không tự chứng minh đã chọn đúng kỳ khai; cần kiểm tra riêng quy định khai tại Thông tư 89/2026/TT-BTC.
Ví dụ trả một phần lô
Giả định hóa đơn ghi 40 sản phẩm, khách trả 5 sản phẩm trong năm 2026; sau kiểm nhận doanh nghiệp chỉ nhập lại 4, một sản phẩm cần xác minh. Bảng đối chiếu ghi riêng lượng khách đề nghị trả và lượng đã nhận. Kế toán chưa dùng số 5 để sửa toàn bộ dữ liệu kho khi bằng chứng mới xác nhận 4. Ví dụ tập trung kiểm soát lượng, chưa xác định cách lập hóa đơn cho sản phẩm đang tranh luận.
Lỗi cần ngăn ngừa
- Xóa hóa đơn gốc khỏi thư mục sau khi xử lý.
- Hoàn tiền nhưng chưa cập nhật công nợ.
- Điều chỉnh cùng khoản giảm giá hai lần.
- Đổi dấu thuế nhưng bỏ quên giá trị hàng.
Xem thêm kiểm tra hóa đơn điện tử. Khi dùng dịch vụ kế toán và báo cáo thuế, bàn giao cả chuỗi chứng từ thay đổi.