Ba mốc cần ghi riêng
Bài này giúp doanh nghiệp lập dữ liệu về thu tiền, thực hiện nghĩa vụ và lập hóa đơn. Thời điểm xác định GTGT cần đối chiếu Điều 8 của Luật GTGT hợp nhất 114/VBHN-VPQH; thời điểm hóa đơn đọc cùng Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Không áp dụng một kết luận cho mọi khoản thu trước.
Hồ sơ nhận tiền cần có gì?
- Hợp đồng và phụ lục về mục đích, điều kiện hoàn hoặc chuyển thành thanh toán.
- Chứng từ thu, số tham chiếu ngân hàng, thông tin người chuyển.
- Lịch giao hàng hoặc hoàn thành dịch vụ và biên bản từng đợt.
- Hồ sơ hủy hợp đồng, hoàn tiền, cấn trừ khi phát sinh.
Tạo cột riêng cho khoản bảo đảm và khoản thanh toán giá hợp đồng. Nếu hợp đồng thay đổi mục đích sử dụng tiền, lưu mốc thay đổi và sự chấp thuận của hai bên.
Kiểm tra diễn biến trước khi kê khai
- Ghép tiền vào đúng hợp đồng, tách tiền trả nợ cũ và tiền cho hợp đồng mới.
- Đọc quyền hoàn lại và điều kiện khấu trừ khoản tiền vào giá bán.
- Ghi ngày giao, nghiệm thu, thu tiền và lập hóa đơn trên một dòng thời gian.
- Đối chiếu quy tắc theo loại hàng hoặc dịch vụ; lập danh sách mốc còn thiếu căn cứ.
Kết quả kiểm tra cần chỉ ra khoản tiền đang giữ theo điều khoản nào và hóa đơn nào đã phát hành. Không tự ghi nhận doanh thu hoặc khai GTGT chỉ để sổ tiền nhận trước hết số dư.
Ví dụ chuyển mục đích khoản tiền
Giả định khách nộp khoản bảo đảm 30 triệu đồng cho hợp đồng dịch vụ, sau đó hai bên ký phụ lục dùng khoản này thanh toán đợt nghiệm thu đầu. Kế toán giữ hợp đồng ban đầu, phụ lục và nghiệm thu để thể hiện chuỗi thay đổi. Ngày ngân hàng nhận tiền và ngày chuyển thành thanh toán được ghi riêng. Ví dụ không kết luận mốc hóa đơn; phải áp dụng quy định cho loại dịch vụ thực tế.
Checklist cuối kỳ
- Không lấy tên gọi khoản thu thay cho nội dung thỏa thuận.
- Tiền hoàn có liên kết với khoản nhận trước.
- Hợp đồng đóng đã được rà số dư còn treo.
- Bộ phận xuất hóa đơn nhận được thông tin nghiệm thu đúng lúc.
Xem checklist chứng từ theo kỳ. Có thể thống nhất trách nhiệm theo dõi tiền nhận trước trong dịch vụ kế toán và báo cáo thuế.