Định nghĩa chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ
Căn cứ hướng dẫn tại VBHN 18/VBHN-BTC, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt bao gồm:
- Chứng từ thanh toán qua ngân hàng: Chuyển tiền từ tài khoản của bên mua sang tài khoản của bên bán mở tại các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán theo các hình thức thanh toán phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành như séc, ủy nhiệm chi, lệnh chi, ủy nhiệm thu, nhờ thu, thẻ ngân hàng...
- Tài khoản của bên mua: Phải là tài khoản đứng tên doanh nghiệp đã đăng ký hoặc thông báo với cơ quan thuế.
- Tài khoản của bên bán: Phải là tài khoản của nhà cung cấp mở tại ngân hàng. Tuyệt đối không chuyển tiền vào tài khoản cá nhân của giám đốc hoặc nhân viên kinh doanh của bên bán.
- Các trường hợp thanh toán không dùng tiền mặt khác được pháp luật công nhận:
- Thanh toán bằng hình thức bù trừ giữa giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào với giá trị hàng hóa, dịch vụ bán ra (phải có Hợp đồng có quy định điều khoản bù trừ và Biên bản đối chiếu bù trừ công nợ có xác nhận hai bên).
- Thanh toán bằng hình thức bù trừ công nợ qua bên thứ ba (phải có thỏa thuận ba bên bằng văn bản).
- Thanh toán ủy quyền qua bên thứ ba (phải được quy định cụ thể trong hợp đồng kinh tế bằng văn bản).
4 lỗi sai phổ biến khiến chứng từ thanh toán bị cơ quan thuế bác bỏ
- Chuyển tiền vào tài khoản cá nhân của chủ doanh nghiệp bán hàng: Dù hóa đơn xuất mang tên công ty nhưng tiền lại chuyển vào tài khoản cá nhân người bán thì vẫn không được coi là thanh toán qua ngân hàng hợp lệ.
- Nộp tiền mặt trực tiếp vào tài khoản ngân hàng của người bán: Người mua mang tiền mặt ra quầy ngân hàng nộp vào tài khoản của người bán (trên giấy nộp tiền ghi người nộp là cá nhân). Giao dịch này bị coi là thanh toán tiền mặt vì tiền không đi từ tài khoản của bên mua.
- Dùng thẻ tín dụng cá nhân thanh toán cho công ty nhưng không có quy chế: Nếu cá nhân dùng thẻ thanh toán thay, công ty phải có quy chế tài chính quy định rõ việc ủy quyền và sau đó công ty phải chuyển khoản hoàn trả lại tiền từ tài khoản công ty vào tài khoản của cá nhân đó.
- Cùng một ngày mua nhiều hóa đơn dưới 5 triệu đồng của một người bán nhưng trả tiền mặt: Nếu tổng giá trị các hóa đơn trong ngày từ 5.000.000 đồng trở lên, bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt.
Ví dụ xử lý bù trừ công nợ hợp lệ
Công ty X bán hàng cho Công ty Y giá trị 80.000.000 đồng (hóa đơn số 101). Đồng thời Công ty X mua lại vật tư của Công ty Y giá trị 50.000.000 đồng (hóa đơn số 205).
- Hợp đồng kinh tế giữa hai bên có điều khoản cho phép bù trừ công nợ.
- Hai bên lập Biên bản bù trừ công nợ: Cấn trừ 50.000.000 đồng, số tiền còn lại Công ty Y phải trả cho Công ty X là 30.000.000 đồng.
- Công ty Y chuyển khoản 30.000.000 đồng từ tài khoản ngân hàng của Y sang tài khoản của X. Bộ chứng từ trên hoàn toàn hợp lệ để cả hai bên được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và ghi nhận chi phí được trừ cho cả hai hóa đơn.
Checklist kiểm tra chứng từ thanh toán trước khi kê khai
- Kiểm tra giấy báo Nợ ngân hàng: Tên đơn vị thụ hưởng phải trùng khớp với tên nhà cung cấp trên hóa đơn.
- Với các khoản mua trả chậm, lưu trữ hợp đồng có quy định rõ kỳ hạn thanh toán chuyển khoản.
- Kẹp giấy báo Nợ / Ủy nhiệm chi cùng với hóa đơn và phiếu nhập kho thành một bộ hoàn chỉnh.
Xem thêm khấu trừ thuế GTGT đầu vào: checklist điều kiện và hồ sơ hoặc liên hệ dịch vụ kế toán Thuế Toàn Cầu.