Trình tự 4 bước đối chiếu dữ liệu trước khi lên tờ khai
Căn cứ quy định về kê khai thuế GTGT tại Thông tư 80/2021/TT-BTC, quy trình đối chiếu gồm 4 bước:
- Kết xuất bảng kê từ hệ thống hóa đơn điện tử:
- Tải danh sách toàn bộ hóa đơn điện tử đầu ra và đầu vào phát sinh trong kỳ từ cổng hoadondientu.gdt.gov.vn.
- Lọc bỏ các hóa đơn đã hủy hoặc hóa đơn bị cơ quan thuế từ chối cấp mã.
- Đối chiếu hóa đơn bán ra với doanh thu sổ kế toán:
- Tổng tiền hàng chưa thuế của các hóa đơn bán ra phải bằng đúng tổng phát sinh Có của các tài khoản doanh thu (TK 5111, 5112, 5113, 711).
- Tổng tiền thuế GTGT đầu ra trên các hóa đơn phải bằng đúng phát sinh Có của tài khoản 33311.
- Đối chiếu hóa đơn mua vào với thuế GTGT được khấu trừ:
- Kiểm tra điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt của các hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên.
- Loại bỏ hóa đơn không phục vụ sản xuất kinh doanh hoặc hóa đơn của doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế.
- Khớp tổng số tiền thuế GTGT đầu vào đủ điều kiện khấu trừ với phát sinh Nợ của tài khoản 1331.
- Kiểm tra chỉ tiêu số dư kỳ trước chuyển sang (Chỉ tiêu [22]):
- Lấy số liệu từ chỉ tiêu [43] (Thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau) của tờ khai chính thức kỳ liền trước điền chính xác vào chỉ tiêu [22] của tờ khai kỳ này.
Các chỉ tiêu trọng yếu trên Tờ khai 01/GTGT cần kiểm tra kép
- Chỉ tiêu [23] và [24]: Giá trị và thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ mua vào trong kỳ.
- Chỉ tiêu [25]: Tổng số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ kỳ này (phải nhỏ hơn hoặc bằng chỉ tiêu [24]).
- Chỉ tiêu [26], [29], [30], [32]: Phân loại doanh thu theo từng mức thuế suất: không chịu thuế (chỉ tiêu 26), chịu thuế 0% (chỉ tiêu 29), chịu thuế 5% (chỉ tiêu 30), chịu thuế 10% (chỉ tiêu 32).
- Chỉ tiêu [40]: Thuế GTGT còn phải nộp trong kỳ (nếu phát sinh số dương, công ty phải nộp tiền vào ngân sách).
- Chỉ tiêu [43]: Thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau (chuyển sang chỉ tiêu [22] kỳ tiếp theo).
Ví dụ đối chiếu phát hiện hóa đơn sót
Khi chuẩn bị tờ khai quý 3/2026, kế toán công ty đối chiếu thấy:
- Doanh thu tài khoản 511 trên sổ kế toán: 5.200.000.000 đồng.
- Tổng doanh thu bảng kê hóa đơn điện tử xuất bán: 5.000.000.000 đồng. Chênh lệch: 200.000.000 đồng.
Kế toán rà soát từng hóa đơn và phát hiện: Ngày 30/09, bộ phận kinh doanh có một giao dịch nghiệm thu công trình trị giá 200.000.000 đồng đã được kế toán ghi nhận doanh thu trên phần mềm, nhưng người xuất hóa đơn quên chưa ký số phát hành hóa đơn điện tử. Kế toán yêu cầu ký số phát hành ngay trong ngày 30/09 để bảng kê hóa đơn khớp đúng 100% với sổ kế toán trước khi nộp tờ khai.
Checklist kiểm tra trước khi bấm nộp tờ khai qua mạng
- Chỉ tiêu [22] đã lấy đúng số dư chỉ tiêu [43] của kỳ trước.
- Không kê khai trùng lặp các hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế.
- Đã xuất khẩu file tờ khai định dạng XML chuẩn và lưu bản in PDF đã ký số.
- Nếu phát sinh chỉ tiêu [40], lập lệnh nộp thuế điện tử ngay để tránh bị phạt tiền chậm nộp 0,03%/ngày.
Xem tiếp khai bổ sung GTGT khi phát hiện sai sót: checklist trước và sau khi nộp hoặc tham khảo dịch vụ kế toán báo cáo thuế.