Chốt đối tượng và nơi nhận hàng
Bài hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ bán hàng hữu hình vào khu phi thuế quan. Nhóm hàng, dịch vụ liên quan được quy định tại Điều 9 của Luật GTGT hợp nhất 114/VBHN-VPQH, cùng điều kiện và ngoại lệ trong VBHN 18/VBHN-BTC ngày 04/06/2026. Không áp dụng kết luận của hàng hóa cho dịch vụ, suất ăn hoặc hoạt động xây dựng mà chưa phân loại.
Hồ sơ cần yêu cầu từ đầu
- Thông tin pháp lý bên mua và căn cứ xác định tư cách khu phi thuế quan.
- Hợp đồng ghi mặt hàng, mục đích sử dụng, địa chỉ giao và phương thức trả tiền.
- Lệnh giao hàng, biên bản giao nhận, xác nhận nhập kho và hồ sơ hải quan khi thuộc trường hợp yêu cầu.
- Sao kê, chứng từ thanh toán và phụ lục nếu bên khác trả thay.
Bộ phận kinh doanh cần xin thông tin bên mua trước khi kế toán phát hành hóa đơn. Khi khách có nhiều cơ sở, ghi rõ cơ sở nào thực sự nhận và sử dụng hàng.
Theo dõi từng lần giao
- Tách đơn hàng giao trong khu khỏi đơn giao ngoài khu hoặc giao cho đơn vị khác.
- Ghép người ký nhận, địa chỉ nhận và số lượng với lệnh giao, phiếu xuất kho.
- Kiểm tra giao dịch có thuộc ngoại lệ hoặc yêu cầu hồ sơ riêng; ghi căn cứ vào bảng quyết định thuế.
- Đối chiếu tiền nhận với hóa đơn và công nợ. Kết quả mỗi lô phải có trạng thái hồ sơ và cách xử lý dự kiến.
Một hợp đồng khung không thay cho bằng chứng từng lần giao. Lưu phụ lục đổi địa chỉ và email xác nhận thay đổi để giải thích khi thông tin trên các tài liệu khác nhau.
Ví dụ một khách có hai cơ sở
Giả định khách đặt 100 bộ linh kiện, trong đó 70 bộ giao cho cơ sở được xác định thuộc khu phi thuế quan và 30 bộ giao cho văn phòng nội địa. Kế toán tạo hai mã giao hàng, thu chứng từ riêng và phân tích từng phần. Không dùng địa chỉ trụ sở trong khu để xử lý chung 100 bộ. Ví dụ chỉ minh họa việc tách dữ liệu, không kết luận thuế suất của từng bộ linh kiện.
Các điểm dễ bị bỏ sót
- Nhầm mọi khu công nghiệp với khu phi thuế quan.
- Biên bản nhận hàng không ghi cơ sở sử dụng.
- Hóa đơn phát hành trước khi người bán có đủ thông tin phân loại.
- Khoản chuyển tiền gộp chưa phân bổ theo lần giao.
Rà thêm dữ liệu hóa đơn điện tử. Có thể đưa danh sách lô hàng vào phạm vi dịch vụ kế toán và báo cáo thuế để thống nhất trách nhiệm thu thập chứng từ.