Khóa danh sách người nhận lương
Lập danh sách nhân viên đang làm, mới vào và đã nghỉ trong tháng. Ghi ngày hiệu lực hợp đồng, chức danh, cách trả lương và tài khoản nhận tiền. Người nghỉ việc vẫn có thể xuất hiện nếu có khoản thanh toán cuối cùng; tránh xóa họ khỏi bảng chỉ vì đã khóa quyền truy cập.
Hồ sơ tạo nên từng dòng lương
Thu thập hợp đồng và phụ lục lương, bảng chấm công được xác nhận, quyết định thưởng, thông tin nghỉ phép và dữ liệu bảo hiểm. Với khoản hoàn chi, cần hồ sơ chi tiêu riêng. Gắn mỗi thành phần thu nhập với chứng từ; tên gọi như hỗ trợ hoặc phụ cấp chưa đủ kết luận cách tính thuế.
Đối chiếu từ ngày công đến số thực nhận
Đây là trình tự kiểm soát nội bộ đề xuất:
- So ngày công với lịch làm việc và quyết định nghỉ; kết quả là danh sách chênh lệch có người giải thích.
- Tính thu nhập theo thỏa thuận đã duyệt, tách khoản truy lĩnh và khoản ứng trước; kết quả là bảng thu nhập có nguồn gốc.
- Rà soát từng khoản khấu trừ theo căn cứ hiện hành, đối tượng và kỳ; lưu phiên bản công thức.
- So số thực trả với lệnh ngân hàng hoặc phiếu nhận tiền. Khoản chưa trả phải có trạng thái riêng, không đánh dấu đã thanh toán.
Ví dụ về lương và hoàn ứng
Giả định trong tháng một nhân viên nhận lương theo hợp đồng và được hoàn tiền mua vật tư cho công ty. Sao kê có một giao dịch gộp hai khoản. Kế toán cần tách dòng lương và hoàn ứng, đối chiếu vật tư với hồ sơ mua hàng, rồi mới phân loại thu nhập. Ví dụ minh họa cách nối chứng từ, không kết luận khoản hoàn ứng luôn được miễn thuế.
Kiểm tra trước khi người có thẩm quyền duyệt
- Mã nhân viên có khớp trên bảng công, bảng lương và thanh toán?
- Khoản truy lĩnh có ghi tháng gốc và căn cứ?
- Dòng bảo hiểm và thuế có tài liệu tính riêng?
- Tổng thanh toán có gồm tiền ứng hoặc hoàn ứng?
Lưu bảng đã duyệt và bảng sửa đổi theo phiên bản. Gửi dữ liệu lương qua kênh được phân quyền vì thông tin tài khoản và thu nhập không nên nằm trong thư mục dùng chung.
Căn cứ và bước tiếp theo
Đối chiếu thuế tiền lương theo Luật Thuế TNCN 109/2025/QH15 cùng Luật sửa đổi 09/2026/QH16, theo kỳ và đối tượng thực tế. Khi rà soát bảo hiểm, dùng riêng Luật BHXH 41/2024/QH15; bảng kiểm này không thay cho việc xác định căn cứ đóng và thu nhập chịu thuế.
Doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ kế toán và báo cáo thuế để trao đổi phần việc cần hỗ trợ. Chuẩn bị bảng vướng mắc và dữ liệu gốc giúp xác định phạm vi tiếp nhận.