3 nguyên tắc cân đối toán học bắt buộc
Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC và nguyên tắc ghi sổ kép của kế toán:
- Cân đối số dư đầu kỳ: Tổng số dư Nợ đầu kỳ = Tổng số dư Có đầu kỳ.
- Cân đối số phát sinh trong kỳ: Tổng số phát sinh Nợ trong kỳ = Tổng số phát sinh Có trong kỳ.
- Cân đối số dư cuối kỳ: Tổng số dư Nợ cuối kỳ = Tổng số dư Có cuối kỳ.
Nếu một trong ba cặp này không bằng nhau, chắc chắn hệ thống đang có định khoản đơn (chỉ ghi Nợ mà quên Có hoặc ngược lại) hoặc lỗi phần mềm cần được sửa chữa ngay.
6 phép đối chiếu nghiệp vụ chuyên sâu kế toán cần làm
Tuy nhiên, Bảng cân đối bằng nhau về mặt toán học chưa đủ để kết luận sổ sách đã đúng. Kế toán cần thực hiện thêm 6 phép đối chiếu nghiệp vụ:
- Tài khoản doanh thu và chi phí (Đầu 5, 6, 7, 8, 9): Phải có số dư cuối kỳ bằng 0. Nếu còn số dư, chứng tỏ chưa chạy bút toán kết chuyển xác định kết quả kinh doanh.
- Tài khoản tiền mặt (TK 111): Chỉ có số dư bên Nợ, tuyệt đối không được có số dư bên Có (không được âm quỹ tiền mặt).
- Tài khoản tiền gửi ngân hàng (TK 112): Số dư Nợ cuối kỳ phải khớp chính xác với số dư trên sổ phụ và sao kê của toàn bộ các tài khoản ngân hàng.
- Tài khoản thuế GTGT (TK 133 và TK 3331):
- Dư Nợ TK 1331 phải khớp với chỉ tiêu [43] (Thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau) trên tờ khai thuế GTGT tháng hoặc quý cuối năm.
- Dư Có TK 33311 phải khớp với số thuế GTGT đầu ra còn phải nộp ngân sách.
- Tài khoản công nợ (TK 131, 331): Phải đối chiếu số dư tổng hợp với tổng số dư trên các sổ chi tiết từng khách hàng, nhà cung cấp (lưu ý tài khoản lưỡng tính, không được cấn trừ bù số dư Nợ và Có của các đối tượng khác nhau).
- Tài khoản lương và bảo hiểm (TK 334, 338):
- Dư Có TK 334 phản ánh tiền lương tháng cuối năm chưa chi trả cho người lao động (khớp với bảng lương tháng 12).
- Dư Có TK 338 (chi tiết 3383, 3384, 3386) phải khớp với thông báo đóng BHXH, BHYT, BHTN tháng cuối năm của cơ quan bảo hiểm xã hội.
Ví dụ phát hiện sai sót qua Bảng cân đối phát sinh
Khi kiểm tra Bảng cân đối phát sinh năm 2026, kế toán nhận thấy:
- Tổng Nợ = Tổng Có = 15.600.000.000 đồng (đã cân đối về toán học).
- Tuy nhiên, tài khoản 1331 có số dư Nợ là 45.000.000 đồng, trong khi chỉ tiêu [43] trên tờ khai thuế GTGT quý 4/2026 là 40.000.000 đồng.
Kế toán rà soát chi tiết và phát hiện: tháng 11 có một hóa đơn mua phần mềm máy tính trị giá 5.000.000 đồng tiền thuế GTGT đã nhập vào sổ kế toán nhưng kế toán thuế bỏ sót không kê khai lên tờ khai GTGT. Kế toán tiến hành lập hồ sơ kê khai bổ sung thuế GTGT theo đúng quy định trước khi khóa sổ BCTC.
Checklist hoàn thiện Bảng cân đối số phát sinh
- In Bảng cân đối phát sinh bậc 2 hoặc bậc 3 để kiểm tra chi tiết từng tiểu khoản.
- Ký duyệt và lưu trữ Bảng cân đối kèm các biên bản đối chiếu quỹ, ngân hàng và công nợ.
- Chuẩn bị đầy đủ số liệu từ Bảng cân đối để lập Báo cáo tình hình tài chính (Bảng cân đối kế toán) và Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
Xem tiếp chuẩn bị báo cáo tài chính năm: checklist số liệu và hồ sơ hoặc liên hệ dịch vụ kế toán báo cáo tài chính Thuế Toàn Cầu.