Căn cứ pháp lý và thời điểm kiểm kê bắt buộc
Theo Điều 40 Luật Kế toán 88/2015/QH13, doanh nghiệp bắt buộc phải kiểm kê tài sản trong các trường hợp:
- Cuối kỳ kế toán năm (trước khi lập Báo cáo tài chính).
- Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động hoặc chuyển đổi loại hình doanh nghiệp.
- Xảy ra hỏa hoạn, lũ lụt, thiên tai hoặc phát sinh mất mát, thất thoát tài sản lớn.
- Đánh giá lại tài sản theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Thành phần Hội đồng kiểm kê gồm có: Đại diện ban giám đốc, Kế toán kho/Kế toán vật tư, và Thủ kho phụ trách.
Trình tự 4 bước thực hiện kiểm kê kho hàng
- Khóa sổ kho trước giờ kiểm kê: Tạm dừng mọi hoạt động xuất nhập kho, hoặc tách riêng các lô hàng nhập/xuất phát sinh trong thời gian kiểm đếm.
- Kiểm đếm thực tế: Hội đồng kiểm kê đếm số lượng, phân loại phẩm chất hàng hóa (hàng còn tốt, hàng hỏng, hàng lỗi mốt, hàng hết hạn sử dụng).
- Lập Biên bản kiểm kê hàng tồn kho: Ghi rõ số lượng theo sổ sách kế toán, số lượng thực tế kiểm đếm, số chênh lệch thừa/thiếu và phẩm chất của từng mã hàng.
- Tìm nguyên nhân và đề xuất phương án xử lý: Tìm hiểu nguyên nhân do nhầm lẫn mã hàng khi xuất nhập, hao hụt tự nhiên trong định mức, hay do nhân viên làm mất mát để quy trách nhiệm.
Nguyên tắc kế toán xử lý chênh lệch thừa thiếu
Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC:
- Trường hợp thiếu hàng (chưa xác định nguyên nhân): Ghi Nợ TK 1381 (Tài sản thiếu chờ xử lý) / Có TK 152, 156. Khi có quyết định xử lý: nếu do thủ kho làm mất thì bắt bồi thường (Nợ TK 1388 hoặc Nợ TK 334 trừ lương); nếu hao hụt trong định mức tính vào chi phí giá vốn (Nợ TK 632); nếu do thiên tai bất khả kháng tính vào chi phí khác (Nợ TK 811) sau khi trừ phần bảo hiểm bồi thường.
- Trường hợp thừa hàng (chưa xác định nguyên nhân): Ghi Nợ TK 152, 156 / Có TK 3381 (Tài sản thừa chờ giải quyết). Khi xác định nguyên nhân: nếu do nhà cung cấp giao thừa thì trả lại hoặc mua thêm; nếu không rõ nguyên nhân ghi tăng thu nhập khác (Có TK 711).
Checklist kiểm kê kho hiệu quả
- Lập sơ đồ kho và dán mã vạch hoặc biển tên rõ ràng trước ngày kiểm kê.
- Đảm bảo thẻ kho của thủ kho đã cập nhật đầy đủ đến phiếu xuất nhập cuối cùng.
- Biên bản kiểm kê phải có đầy đủ chữ ký của toàn bộ thành viên Hội đồng kiểm kê.
- Lập bảng tính trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đối với các mặt hàng hư hỏng, lỗi mốt hoặc có giá thị trường thấp hơn giá gốc.
Tìm hiểu thêm về tính giá xuất kho: phương pháp và kiểm tra hoặc liên hệ dịch vụ kế toán trọn gói để được hỗ trợ thủ tục quyết toán.