Nguyên tắc kế toán các khoản vay (TK 341)
Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC:
- Tài khoản 341 phản ánh các khoản tiền vay và nợ thuê tài chính của doanh nghiệp.
- Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết từng đối tượng cho vay, từng khế ước nhận nợ, kỳ hạn trả nợ gốc và lãi suất thỏa thuận.
- Lãi tiền vay phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh được tính vào chi phí tài chính (TK 635). Trường hợp vay cho mục đích đầu tư xây dựng cơ bản hoặc mua sắm TSCĐ dở dang thỏa mãn điều kiện vốn hóa thì chi phí lãi vay được vốn hóa vào giá trị tài sản (TK 241, 211) theo Chuẩn mực Kế toán số 16 "Chi phí đi vay".
3 điều kiện để chi phí lãi vay được tính là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
Để không bị cơ quan thuế bóc tách chi phí lãi vay khi quyết toán, doanh nghiệp cần lưu ý 3 quy định cốt lõi:
- Doanh nghiệp đã góp đủ vốn điều lệ đăng ký: Nếu vốn điều lệ chưa góp đủ theo tiến độ trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, phần chi phí lãi vay tương ứng với phần vốn điều lệ còn thiếu sẽ bị loại khỏi chi phí hợp lý.
- Mức khống chế lãi suất vay cá nhân: Lãi suất vay của cá nhân hoặc tổ chức không phải là tổ chức tín dụng không được vượt quá 150% mức lãi suất cơ bản do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm vay.
- Trần chi phí lãi vay giao dịch liên kết: Theo Nghị định 132/2020/NĐ-CP, nếu doanh nghiệp có quan hệ liên kết (ví dụ: giám đốc cho công ty vay từ 10% vốn góp trở lên và chiếm trên 50% tổng nợ trung, dài hạn), tổng chi phí lãi vay được trừ bị khống chế không vượt quá 30% tổng lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh cộng chi phí lãi vay cộng chi phí khấu hao (EBITDA).
Bộ chứng từ hoàn chỉnh của một khoản vay
- Hợp đồng vay vốn / Khế ước nhận nợ: Ghi rõ số tiền, thời hạn vay, lãi suất, phương thức trả gốc và lãi.
- Giấy báo Có ngân hàng xác nhận tiền giải ngân vào tài khoản công ty.
- Bảng tính lãi vay hàng tháng do ngân hàng hoặc kế toán lập.
- Chứng từ chuyển khoản trả nợ gốc và nợ lãi qua ngân hàng (đối với vay cá nhân hoặc doanh nghiệp).
- Chứng từ khấu trừ thuế TNCN 5% đối với khoản chi trả lãi vay cho cá nhân (thu nhập từ đầu tư vốn).
Ví dụ trích chi phí lãi vay trong kỳ
Ngày 01/10/2026, Công ty Q vay ngân hàng thương mại 1.000.000.000 đồng thời hạn 12 tháng, lãi suất 8%/năm, trả lãi định kỳ vào ngày 30 hàng tháng:
- Nhận giải ngân: Nợ TK 112 / Có TK 341: 1.000.000.000 đồng.
- Ngày 30/10/2026, ngân hàng trích tiền lãi tháng 10: 1.000.000.000 x 8% / 12 = 6.666.667 đồng.
- Kế toán hạch toán: Nợ TK 635 / Có TK 112: 6.666.667 đồng. Kế toán lưu giấy báo Nợ kèm sao kê để làm căn cứ khấu trừ thuế.
Checklist rà soát khoản vay
- Kiểm tra tình trạng góp vốn điều lệ trước khi ký hợp đồng vay và hạch toán lãi vay.
- Khấu trừ và nộp thuế TNCN 5% khi thanh toán lãi vay cho cá nhân.
- Thanh toán gốc và lãi bằng hình thức chuyển khoản không dùng tiền mặt để bảo đảm tính hợp pháp.
Xem thêm chi phí lãi vay: checklist khoản vay, vốn góp và giới hạn áp dụng hoặc liên hệ dịch vụ kế toán Thuế Toàn Cầu.