Căn cứ pháp lý về quy trình khóa sổ kế toán
Theo Điều 26 Luật Kế toán 88/2015/QH13:
- Sổ kế toán phải được khóa sổ vào cuối kỳ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính.
- Đối với kế toán quản trị nội bộ, việc khóa sổ cuối tháng là yêu cầu bắt buộc để xác định doanh thu, chi phí và kết quả sản xuất kinh doanh từng kỳ.
- Sau khi khóa sổ trên phần mềm, phải thiết lập quyền hạn chế chỉnh sửa để tránh việc nhân viên sửa đổi chứng từ của các kỳ đã chốt số liệu.
Trình tự 6 bước khóa sổ cuối tháng cho doanh nghiệp nhỏ
- Rà soát chứng từ đầu vào và đầu ra còn sót: Kiểm tra toàn bộ hóa đơn điện tử mua vào và bán ra trong tháng đã được nhập đầy đủ vào phần mềm kế toán chưa; đối chiếu với bảng kê tờ khai thuế GTGT.
- Khớp nối số dư tiền mặt và tiền gửi ngân hàng:
- Đối chiếu số dư TK 111 với biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt.
- Đối chiếu số dư TK 112 với sao kê/sổ phụ ngân hàng; lập bảng chỉnh hợp nếu có chênh lệch.
- Đối chiếu kho và giá vốn: Tính giá xuất kho cho toàn bộ phiếu xuất trong tháng; kiểm tra đảm bảo không có mặt hàng nào bị âm số lượng hoặc âm giá trị tồn kho.
- Phân bổ chi phí và trích khấu hao:
- Chạy tính năng trích khấu hao TSCĐ (TK 214).
- Chạy bảng phân bổ chi phí trả trước (TK 242).
- Hạch toán lương và các khoản bảo hiểm bắt buộc theo bảng lương tháng (TK 334, TK 338).
- Thực hiện các bút toán kết chuyển doanh thu, chi phí cuối kỳ:
- Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu (TK 521) sang TK 511.
- Kết chuyển doanh thu và thu nhập khác (TK 511, 515, 711) sang tài khoản xác định kết quả kinh doanh (TK 911).
- Kết chuyển giá vốn, chi phí bán hàng, chi phí quản lý và chi phí tài chính (TK 632, 641, 642, 635, 811) sang TK 911.
- Kiểm tra số dư các tài khoản đầu 5 đến đầu 9: Các tài khoản doanh thu, chi phí (từ loại 5 đến loại 9) bắt buộc không có số dư cuối kỳ.
Ví dụ kiểm tra lỗi khóa sổ thường gặp
Khi kiểm tra Bảng cân đối số phát sinh tháng 10/2026, kế toán công ty phát hiện tài khoản 642 còn số dư Nợ 12.000.000 đồng. Nguyên nhân là ngày 31/10 có một hóa đơn tiền điện văn phòng được nhập vào hệ thống sau khi đã bấm nút kết chuyển tự động.
Kế toán xóa bút toán kết chuyển cũ, chạy lại lệnh kết chuyển cuối tháng trên phần mềm. Lúc này, TK 642 đã được kết chuyển toàn bộ sang TK 911, số dư cuối kỳ về 0, Báo cáo kết quả kinh doanh phản ánh chính xác chi phí tháng 10.
Checklist kiểm tra nhanh trước khi chốt khóa sổ
- Số dư tiền mặt TK 111 không bị âm tại bất kỳ thời điểm nào trong tháng.
- Số dư tiền gửi ngân hàng TK 112 khớp từng đồng với sao kê ngân hàng.
- Không còn mặt hàng tồn kho nào có số lượng xuất lớn hơn số lượng tồn (không âm kho).
- Bảng cân đối phát sinh đảm bảo Tổng Nợ đầu kỳ = Tổng Có đầu kỳ; Tổng Phát sinh Nợ = Tổng Phát sinh Có; Tổng Nợ cuối kỳ = Tổng Có cuối kỳ.
Xem thêm lập bảng cân đối số phát sinh: các phép đối chiếu nên thực hiện hoặc tham khảo dịch vụ kế toán trọn gói.