Gói dữ liệu nhân sự của tháng
Gửi danh sách tăng giảm nhân viên, hợp đồng hoặc phụ lục mới, quyết định nghỉ việc và ngày hiệu lực. Chỉ gửi phần thay đổi nếu hồ sơ gốc đã được bàn giao và có mã tham chiếu rõ. Người mới cần thông tin định danh phục vụ nghiệp vụ; quyền truy cập nên theo phạm vi công việc.
Chứng từ đầu vào cho tiền lương
Bộ hồ sơ nên gồm bảng công đã xác nhận, bảng tính lương, quyết định thưởng và bảng giải thích khoản truy lĩnh. Với khoản ứng lương, gửi số tiền, ngày ứng và cách cấn trừ được duyệt. Với khoản chi hộ cho công ty, bàn giao hồ sơ hoàn ứng riêng để người xử lý không nhầm thành tiền công.
Bàn giao theo trạng thái có thể kiểm tra
Đề xuất dùng bảng kê có tên tệp, tháng, phiên bản, người cung cấp và trạng thái đủ hoặc thiếu:
- Nhân sự xác nhận danh sách người hưởng và ngày công; kết quả là dữ liệu đã khóa để tính lương.
- Người duyệt xác nhận bảng lương và thay đổi sau duyệt; kết quả là phiên bản được phép thanh toán.
- Kế toán nhận thông tin thuế, bảo hiểm cần thiết, kiểm tra hồ sơ còn thiếu và gửi lại danh sách câu hỏi.
- Sau chi trả, bổ sung sao kê hoặc chứng từ nhận tiền; kết quả là bảng lương được nối với dòng tiền thực tế.
Ví dụ bàn giao nhân viên nghỉ việc
Giả định nhân viên nghỉ giữa tháng nhưng tháng sau mới nhận khoản lương cuối cùng. Gói hồ sơ tháng nghỉ cần ghi số công đã xác nhận và khoản còn phải trả. Gói tháng thanh toán cần dẫn lại hồ sơ tháng gốc, quyết định tính khoản bổ sung và chứng từ trả tiền. Cách này tránh lập thêm một nhân viên mới chỉ để ghi khoản chi cuối.
Những lỗi làm kế toán phải hỏi lại
- Gửi ảnh bảng lương nhưng không có tệp tính và phiên bản duyệt.
- Bảng công mới thay thế bản cũ mà không chỉ ra dòng thay đổi.
- Mã nhân viên khác nhau giữa các hệ thống.
- Không phân biệt đã duyệt với đã trả tiền.
Thống nhất thời điểm bàn giao theo lịch nội bộ và đặt người xử lý hồ sơ thiếu. Nếu bảng lương cần sửa, giữ cả bản gốc và bản sửa, kèm lý do; tránh làm mất lịch sử dữ liệu khi chỉ ghi đè tệp.
Căn cứ và bước tiếp theo
Đối chiếu thuế tiền lương theo Luật Thuế TNCN 109/2025/QH15 cùng Luật sửa đổi 09/2026/QH16, theo kỳ và đối tượng thực tế. Khi rà soát bảo hiểm, dùng riêng Luật BHXH 41/2024/QH15; bảng kiểm này không thay cho việc xác định căn cứ đóng và thu nhập chịu thuế.
Doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ kế toán và báo cáo thuế để trao đổi phần việc cần hỗ trợ. Chuẩn bị bảng vướng mắc và dữ liệu gốc giúp xác định phạm vi tiếp nhận.