Bộ hồ sơ theo một hợp đồng
- Báo giá, hợp đồng/đơn hàng và phạm vi dịch vụ.
- Biên bản nghiệm thu, xác nhận công việc hoặc dữ liệu hoàn tất dịch vụ.
- Hóa đơn/chứng từ theo diện áp dụng và ngày phát sinh giao dịch.
- Chứng từ nhận tiền, tiền đặt cọc, thanh toán theo giai đoạn và khoản hoàn.
- Tài liệu liên quan đến nhà thầu phụ, chi phí đầu vào và hồ sơ nhân sự nếu có.
Quy trình theo dõi
- Mở mã theo dõi cho từng hợp đồng, ghi khách hàng, phạm vi, giá và lịch thanh toán.
- Theo dõi riêng phần đã thực hiện, nghiệm thu, chưa nghiệm thu và tiền nhận trước.
- Khi hoàn tất mốc dịch vụ, lập chứng từ/hóa đơn theo quy định về thời điểm lập hóa đơn hiện hành.
- Đối chiếu doanh thu toàn hộ, hóa đơn, tiền vào và khoản nền tảng khấu trừ/nộp thay.
- Xác định mẫu và cách tính thuế theo doanh thu, hoạt động và văn bản hiện hành; lưu biên bản đối chiếu.
Ví dụ
Hộ nhận hợp đồng bảo trì theo quý, khách đặt cọc và thanh toán phần còn lại sau nghiệm thu. Chủ hộ tách tiền nhận trước khỏi phần dịch vụ đã hoàn tất trong bảng theo dõi; kế toán xác nhận thời điểm lập hóa đơn theo quy định, thay vì mặc định lập hóa đơn toàn bộ khi nhận cọc hoặc chờ đến cuối quý.
Checklist
- Hợp đồng mô tả rõ công việc, địa điểm, kỳ thực hiện và tiêu chí nghiệm thu.
- Theo dõi riêng tiền đặt cọc, phần nghiệm thu và công nợ.
- Dùng biểu mẫu thuế và sổ theo Thông tư 152/2025/TT-BTC.
- Rà điều khoản thuế với chuyên gia nếu dịch vụ pha trộn hàng hóa, nền tảng hoặc nhà thầu phụ.
Xem tiếp hộ kinh doanh cần chuẩn bị dữ liệu gì để khai thuế hoặc liên hệ dịch vụ kế toán hộ kinh doanh Thuế Toàn Cầu.