Quy định pháp lý về xử lý hóa đơn khi trả lại hàng
Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và hướng dẫn của cơ quan thuế:
- Hai bên mua và bán phải lập Biên bản trả lại hàng hóa (hoặc văn bản thỏa thuận) ghi rõ lý do trả hàng, số lượng, chủng loại, giá trị hàng trả lại và số hiệu của hóa đơn mua ban đầu.
- Căn cứ vào biên bản, người bán thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế (hoặc người mua là doanh nghiệp lập hóa đơn trả lại hàng theo quy định của hệ thống hóa đơn điện tử) để làm căn cứ giảm thuế GTGT đầu ra của người bán và giảm thuế GTGT đầu vào của người mua.
- Thông tư 99/2025/TT-BTC quy định giá trị hàng bán bị trả lại được theo dõi trên tài khoản 5212 (Hàng bán bị trả lại) để xác định doanh thu thuần khi lập Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
Trình tự 4 bước đối chiếu và xử lý nghiệp vụ
- Bộ phận kho tiếp nhận và kiểm đếm: Lập Phiếu nhập kho hàng trả lại ghi nhận số lượng thực nhập, đánh giá phẩm chất và đưa vào khu vực cách ly nếu là hàng hỏng.
- Kế toán kiểm tra chứng từ pháp lý: Đối chiếu số lượng nhập kho với Biên bản trả lại hàng và hóa đơn gốc đã xuất trước đó.
- Phát hành hóa đơn điều chỉnh/trả hàng: Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm số lượng, tiền hàng và tiền thuế GTGT tương ứng với phần hàng trả lại.
- Hạch toán sổ kế toán:
- Giảm trừ doanh thu: Nợ TK 5212, Nợ TK 33311 / Có TK 131 (hoặc TK 111, 112 nếu hoàn lại tiền cho khách).
- Giảm giá vốn (nhập lại kho): Nợ TK 156 / Có TK 632 (theo đúng đơn giá xuất kho ban đầu).
Ví dụ đối chiếu thực tế
Công ty H bán 100 sản phẩm máy sưởi cho khách hàng với giá bán 500.000 đồng/sản phẩm (giá vốn xuất kho 350.000 đồng/sản phẩm, thuế GTGT 10%). Khách hàng nhận hàng và phát hiện 10 sản phẩm bị vỡ vỏ nhựa do vận chuyển nên từ chối nhận và gửi trả lại.
- Biên bản trả hàng xác nhận: Trả lại 10 sản phẩm, giá trị chưa thuế 5.000.000 đồng, thuế GTGT 500.000 đồng.
- Thủ kho lập Phiếu nhập kho 10 sản phẩm hỏng.
- Kế toán bán hàng lập hóa đơn điều chỉnh giảm trị giá 5.500.000 đồng.
- Kế toán hạch toán:
- Giảm doanh thu: Nợ TK 5212: 5.000.000đ, Nợ TK 3331: 500.000đ / Có TK 131: 5.500.000đ.
- Giảm giá vốn: Nợ TK 156: 3.500.000đ (10 sp x 350.000đ) / Có TK 632: 3.500.000đ. Cuối kỳ, TK 5212 kết chuyển sang TK 511 để làm giảm doanh thu thuần khi quyết toán.
Checklist kiểm soát hàng bán trả lại
- Tuyệt đối không nhập lại kho nếu không có Biên bản trả hàng có chữ ký xác nhận của khách hàng.
- Kiểm tra đơn giá vốn khi nhập lại kho phải bằng đúng giá vốn xuất ban đầu, không lấy theo giá bán.
- Đảm bảo hóa đơn điều chỉnh giảm khớp kỳ khai thuế GTGT và được gửi mã xác thực đầy đủ.
Xem thêm hàng bán trả lại: chuẩn bị hồ sơ và xử lý hóa đơn hoặc liên hệ dịch vụ kế toán trọn gói Thuế Toàn Cầu.