Xác định phạm vi trả hàng
Ghi trả toàn bộ hay một phần, hàng đã giao theo hóa đơn nào và lý do trả. Hồ sơ gồm yêu cầu của người mua, chứng từ giao hàng ban đầu, biên bản hoặc tài liệu xác nhận trả, phiếu nhận hàng và thỏa thuận hoàn tiền. Ghi riêng phí vận chuyển hoặc phí phát sinh.
Kiểm nhận trước khi chốt giá trị
Kho kiểm số lượng, tình trạng và mã hàng thực nhận. Kế toán so với đơn giá giao dịch gốc, chiết khấu đã áp dụng và công nợ. Hàng đang vận chuyển về chưa nên được đánh dấu như đã kiểm nhận trong bảng kiểm nội bộ; ghi rõ trạng thái để người xử lý hóa đơn biết sự kiện thực tế.
Nối hồ sơ với phương án hóa đơn
Đề xuất kiểm soát:
- Đối chiếu số trả với giao dịch ban đầu, lập bảng hàng và giá trị liên quan.
- Tra quy định hóa đơn cho việc trả lại, xác định chủ thể thực hiện và hồ sơ cần trao đổi.
- Kiểm tra chứng từ phát sinh liên kết đúng hóa đơn gốc.
- So phần công nợ giảm hoặc tiền hoàn với ngân hàng và sổ kho; kết quả là bảng trả hàng không còn chênh lệch chưa giải thích.
Ví dụ trả một phần lô
Giả định khách mua 30 thùng, trả 4 thùng do hư hỏng và nhận hoàn tiền cho phần được hai bên xác nhận. Kho nhận thực tế 3 thùng trước, thùng còn lại về sau. Người xử lý giữ hai mốc nhận hàng, xác minh giá trị được chấp thuận và cách xử lý chứng từ; không dùng số 4 thùng trong email làm bằng chứng kho đã nhận đủ.
Lỗi cần tránh khi khóa hồ sơ
- Trả hàng không tham chiếu lần bán ban đầu.
- Giảm công nợ nhưng chưa rõ tiền hoàn hay cấn trừ.
- Dùng giá niêm yết mới thay giá giao dịch gốc.
- Bỏ qua khoản chiết khấu theo lô.
Gửi kế toán bảng trả hàng, hồ sơ kiểm nhận và kết quả hóa đơn cùng một mã giao dịch.
Căn cứ và bước tiếp theo
Nguồn đối chiếu nghiệp vụ là Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Trang văn bản ghi hiệu lực từ 01/07/2026. Với hóa đơn của kỳ trước, cần đọc quy định chuyển tiếp theo giao dịch; không suy ra cách xử lý chỉ từ ngày phát hiện sai sót.
Doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ kế toán và báo cáo thuế để trao đổi phần việc cần hỗ trợ. Chuẩn bị bảng vướng mắc và dữ liệu gốc giúp xác định phạm vi tiếp nhận.