Căn cứ và thời điểm lập hóa đơn cung ứng dịch vụ
Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là:
- Thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
- Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (ngoại trừ tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng đối với một số dịch vụ đặc thù theo quy định).
Về mặt kế toán, Thông tư 99/2025/TT-BTC quy định doanh thu dịch vụ thực hiện trong nhiều kỳ kế toán được ghi nhận theo phương pháp tỷ lệ phần trăm hoàn thành hoặc căn cứ vào khối lượng công việc đã hoàn thành được khách hàng xác nhận.
Bộ hồ sơ nghiệm thu dịch vụ chuẩn mực
Để bảo vệ doanh thu và chi phí tương ứng trước cơ quan thuế, doanh nghiệp dịch vụ cần lưu trữ trọn bộ hồ sơ gồm:
- Hợp đồng dịch vụ: Thể hiện rõ phạm vi công việc, đơn giá, tiêu chí nghiệm thu và các mốc thanh toán.
- Biên bản nghiệm thu khối lượng / sản phẩm bàn giao: Có chữ ký của người đại diện có thẩm quyền của bên sử dụng dịch vụ, ghi rõ ngày hoàn thành nghiệm thu không còn ý kiến khiếu nại.
- Báo cáo kết quả công việc (Deliverables): Báo cáo tư vấn, bản vẽ thiết kế, link sản phẩm số hoặc bảng kê log dịch vụ chi tiết.
- Hóa đơn điện tử: Lập ngay tại thời điểm ký biên bản nghiệm thu hoặc thời điểm thu tiền trước.
Ví dụ cung cấp dịch vụ phần mềm theo giai đoạn
Công ty E ký hợp đồng xây dựng website thương mại điện tử cho khách hàng trong 3 tháng (tháng 9, 10, 11/2026) tổng giá trị 90.000.000 đồng (chưa thuế GTGT). Hợp đồng chia làm 2 giai đoạn:
- Giai đoạn 1 (tháng 9-10/2026): Thiết kế giao diện và lập trình tính năng cơ bản, nghiệm thu 50% giá trị hợp đồng (45.000.000 đồng).
- Giai đoạn 2 (tháng 11/2026): Tích hợp thanh toán, kiểm thử và bàn giao hoàn thiện, nghiệm thu 50% còn lại.
Ngày 25/10/2026, hai bên ký Biên bản nghiệm thu giai đoạn 1. Công ty E lập hóa đơn điện tử 45.000.000 đồng (kèm thuế GTGT 10%) và ghi nhận doanh thu tháng 10/2026 (Nợ TK 131: 49.500.000 / Có TK 5113: 45.000.000, Có TK 3331: 4.500.000). Toàn bộ chi phí nhân công lập trình phát sinh tương ứng trong tháng 9-10 được kết chuyển từ TK 154 sang TK 632 để đảm bảo nguyên tắc phù hợp.
Checklist kiểm soát doanh thu dịch vụ
- Không để tình trạng dịch vụ đã bàn giao từ lâu nhưng chờ khách thanh toán mới ký nghiệm thu và xuất hóa đơn.
- Với khoản tiền khách trả trước khi cung ứng dịch vụ, bắt buộc phải xuất hóa đơn GTGT tại ngày nhận tiền theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
- Tập hợp chi phí thực hiện dịch vụ trên tài khoản 154 theo từng hợp đồng để tính giá vốn chính xác.
Tham khảo thêm dịch vụ thu tiền trước hoặc thu nhiều đợt: kiểm tra mốc lập hóa đơn hoặc liên hệ dịch vụ kế toán doanh nghiệp.