Đọc từng điều kiện thanh toán
Chuẩn bị hợp đồng, phụ lục, lịch nghiệm thu, đề nghị thanh toán và sao kê. Ghi khoản nào bảo đảm thực hiện hợp đồng, khoản nào thanh toán dịch vụ, có hoàn lại hay cấn trừ. Không gộp mọi tiền khách chuyển trước vào cùng một loại.
Bảng theo dõi theo đợt
Mỗi dòng cần mã hợp đồng, ngày thu, số tiền, nội dung ngân hàng, trạng thái thực hiện dịch vụ và tài liệu xác nhận. Thêm cột căn cứ mốc hóa đơn và số chứng từ đã lập. Kết quả là nhìn được khoản thu chưa xác định bản chất và phần dịch vụ hoàn thành chưa được rà soát.
Trình tự kiểm tra cho kế toán
Đề xuất nội bộ:
- Đối chiếu khoản tiền với điều kiện hợp đồng, hỏi lại khách khi nội dung chuyển không rõ.
- Phân loại dịch vụ và tra quy tắc mốc lập hóa đơn, kể cả trường hợp riêng của ngành.
- Gắn mốc xác định với chứng từ thu hoặc nghiệm thu phù hợp.
- So tổng hóa đơn, doanh thu theo hồ sơ và công nợ; giải thích chênh lệch theo từng đợt, không chỉ nhìn tổng cuối hợp đồng.
Ví dụ thu ba đợt cho dự án
Giả định đơn vị thiết kế thu khoản bảo đảm ban đầu, nhận thanh toán theo sản phẩm bàn giao và quyết toán sau chỉnh sửa. Kế toán cần đọc khả năng hoàn lại khoản đầu, bản chất từng đợt và chứng từ nghiệm thu. Bảng dòng tiền không tự tạo ba mốc hóa đơn; mỗi mốc cần đối chiếu quy định cho dịch vụ thực tế.
Checklist khi dự án kéo dài
- Khoản tiền đầu đã được phân loại có căn cứ?
- Thay đổi lịch nghiệm thu có được ghi nhận?
- Hóa đơn có nối đúng đợt giao dịch?
- Có đợt thu bị đếm lại khi quyết toán?
Nếu bên kinh doanh thay đổi hợp đồng, gửi phần thay đổi cho kế toán cùng bảng mốc; tránh dùng lịch thanh toán cũ sau khi công việc thực tế đã khác.
Căn cứ và bước tiếp theo
Nguồn đối chiếu nghiệp vụ là Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Trang văn bản ghi hiệu lực từ 01/07/2026. Với hóa đơn của kỳ trước, cần đọc quy định chuyển tiếp theo giao dịch; không suy ra cách xử lý chỉ từ ngày phát hiện sai sót.
Doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ kế toán và báo cáo thuế để trao đổi phần việc cần hỗ trợ. Chuẩn bị bảng vướng mắc và dữ liệu gốc giúp xác định phạm vi tiếp nhận.