Quy trình đối chiếu định kỳ cuối ngày hoặc cuối tháng
Thủ quỹ và kế toán tiền mặt cùng kiểm kê tiền mặt thực tế tại két sắt theo từng mệnh giá. Kết quả kiểm đếm được đối chiếu đồng thời với hai nguồn dữ liệu độc lập:
- Sổ quỹ của thủ quỹ: ghi chép theo trình tự thực nhận, thực chi kèm theo phiếu thu, phiếu chi bản gốc đã có đủ chữ ký.
- Sổ cái tài khoản tiền mặt (TK 111): ghi chép theo ngày hạch toán của bộ phận kế toán.
Theo Luật Kế toán 88/2015/QH13, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải lập chứng từ kế toán hợp lệ. Nếu số tiền thực tế sai lệch so với sổ sách, phải lập Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt ghi rõ nguyên nhân và người chịu trách nhiệm.
Các bước xử lý khi phát sinh chênh lệch quỹ
- Rà soát chứng từ bỏ sót hoặc ghi trùng: Kiểm tra xem có phiếu chi nào đã thanh toán nhưng chưa bàn giao cho kế toán nhập sổ, hoặc khoản thu khách hàng đã nộp quỹ nhưng kế toán chưa ghi nhận.
- Kiểm tra nhầm lẫn số học: So khớp từng nghiệp vụ giữa sổ thủ quỹ và sổ kế toán để phát hiện đảo số (ví dụ: 1.540.000 thành 1.450.000 đồng).
- Phân loại khoản thiếu chứng từ hợp pháp: Khoản chi mua hàng hóa nhỏ lẻ dưới 200.000 đồng nếu thiếu hóa đơn vẫn phải có giấy đề nghị thanh toán và hóa đơn bán lẻ/phiếu bán hàng đi kèm.
- Lập biên bản xử lý chênh lệch: Nếu thừa quỹ tạm thời treo tài khoản phải trả khác; nếu thiếu quỹ quy trách nhiệm bồi hoàn cho thủ quỹ hoặc cá nhân tạm ứng.
Ví dụ đối chiếu thực tế
Giả định cuối tháng 10/2026, kế toán công ty A đối chiếu thấy số dư sổ cái TK 111 là 45.000.000 đồng, sổ thủ quỹ là 43.500.000 đồng và tiền mặt trong két đếm được 43.500.000 đồng. Như vậy két khớp với thủ quỹ nhưng thiếu 1.500.000 đồng so với sổ kế toán.
Kế toán rà soát từng dòng phát sinh và phát hiện: ngày 20/10 có một phiếu chi tiếp khách 1.500.000 đồng kế toán đã ghi sổ hai lần (trùng số phiếu PC-042). Sau khi hủy bút toán trùng trên phần mềm, sổ cái kế toán trở về 43.500.000 đồng, khớp hoàn toàn với số tiền thực tế trong két.
Checklist kiểm soát tiền mặt doanh nghiệp
- Kiểm kê quỹ định kỳ tối thiểu mỗi tuần một lần và đột xuất cuối mỗi tháng.
- Không để tồn quỹ tiền mặt vượt hạn mức quy định nội bộ của công ty.
- Phiếu chi bắt buộc có đủ chữ ký người nhận tiền, người duyệt chi và thủ quỹ.
- Tách bạch vai trò thủ quỹ (giữ tiền vật chất) và kế toán tiền mặt (ghi sổ theo dõi).
Tham khảo cách lập và kiểm tra phiếu thu, phiếu chi để chuẩn hóa chứng từ đầu vào, hoặc liên hệ dịch vụ kế toán trọn gói để được hướng dẫn thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ.