Thu thập hồ sơ gốc
Chuẩn bị đề nghị thanh toán hoặc thu tiền, hợp đồng, hóa đơn, bảng kê, hồ sơ tạm ứng và phê duyệt liên quan. Ghi rõ khoản thu chi là thanh toán hàng hóa, hoàn ứng, vay hay giao dịch với chủ sở hữu.
Nội dung, lập và ký chứng từ cần đối chiếu Điều 16–19 Luật Kế toán, đọc cùng Luật sửa đổi 56/2024/QH15. Bài này hướng dẫn kiểm tra dữ liệu, không ấn định một mẫu phiếu cho mọi chế độ.
Lập phiếu theo việc thu chi
Dùng số phiếu theo quy tắc quản lý của đơn vị. Kiểm tra ngày, tên người nộp hoặc nhận tiền, nội dung, số tiền bằng số và chữ, tài liệu kèm theo và người ký theo thẩm quyền. Nếu người nhận thay, nối giấy tờ về quyền nhận với hồ sơ.
Khoản chuyển khoản cần chứng từ ngân hàng tương ứng; không đưa vào sổ quỹ như thể doanh nghiệp đã chi tiền mặt. Một khoản vừa chi tiền mặt vừa chuyển khoản cần theo dõi từng phần.
Kiểm tra trước và sau giao tiền
Trước chi, đối chiếu số được phê duyệt với số đề nghị và khoản đã thanh toán trước đó. Khi giao nhận, hoàn thiện xác nhận thực tế. Sau đó đối chiếu phiếu với sổ quỹ và sổ theo dõi đối tượng liên quan.
Kết quả cần đạt là không có phiếu trùng giao dịch, số tiền khớp và tìm được căn cứ của từng khoản. Phiếu đầy đủ không tự chứng minh chi phí đủ điều kiện thuế; hồ sơ thuế phải đánh giá riêng.
Ví dụ hoàn ứng còn tiền thừa
Giả định nhân viên nhận tạm ứng 3 triệu đồng, chi thực tế 2,6 triệu và nộp lại 400 nghìn đồng bằng tiền mặt. Hồ sơ hoàn ứng nối khoản chi với chứng từ, còn phiếu thu phản ánh khoản tiền trả lại. Không lập phiếu chi mới cho toàn bộ 2,6 triệu nếu khoản tiền đã được chi từ tạm ứng trước đó.
Checklist phiếu cần làm rõ
- Số tiền bằng chữ khác số tiền bằng số.
- Người nhận tiền không khớp hồ sơ và chưa có căn cứ nhận thay.
- Một giao dịch xuất hiện ở nhiều phiếu.
- Phiếu ghi thu chi nhưng quỹ không có giao nhận thực tế.
Trao đổi việc kiểm soát chứng từ tại dịch vụ kế toán và thuế của Thuế Toàn Cầu.