Nguyên nhân thường gặp dẫn đến sai lệch số dư
Sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng (TK 112) và sổ phụ của ngân hàng phản ánh hai chiều giao dịch đối ứng. Chênh lệch thường phát sinh từ các tình huống:
- Phí duy trì tài khoản, phí chuyển tiền hoặc lãi tiền gửi: Ngân hàng tự động ghi Có hoặc ghi Nợ vào ngày cuối tháng, kế toán chưa kịp nhận chứng từ để nhập sổ.
- Tiền đang chuyển: Doanh nghiệp đã ủy nhiệm chi vào chiều muộn ngày cuối tháng nhưng tài khoản người nhận chưa ghi có, hoặc khách hàng chuyển khoản vào ngày nghỉ lễ.
- Khoản chuyển tiền không rõ người gửi: Tiền về tài khoản nhưng nội dung chuyển khoản không ghi mã đơn hàng hoặc tên công ty, chưa thể ghi nhận giảm công nợ khách hàng.
Đối chiếu này tuân thủ nguyên tắc ghi chép trung thực của Luật Kế toán 88/2015/QH13 và quy định hạch toán tiền gửi tại Thông tư 99/2025/TT-BTC.
Trình tự 4 bước chỉnh hợp số dư tài khoản ngân hàng
- Thu thập đầy đủ sao kê và sổ phụ: Tải file sao kê điện tử (.xlsx hoặc .pdf) và lấy sổ phụ ngân hàng có dấu đỏ (nếu cần đối chiếu quyết toán).
- Khớp nối từng giao dịch một-đối-một: Đánh dấu các khoản trùng khớp giữa cột Phát sinh Nợ trên sổ kế toán với cột Phát sinh Có trên sao kê, và ngược lại.
- Lập danh sách các món chưa khớp: Liệt kê riêng các khoản có trên sao kê nhưng chưa có trên sổ kế toán (thường là phí ngân hàng, thuế nộp điện tử tự trừ) và các khoản có trên sổ nhưng chưa hiện trên sao kê.
- Hạch toán bổ sung và lưu biên bản đối chiếu: Nhập các bút toán điều chỉnh cần thiết để đưa số dư cuối kỳ trên sổ kế toán về đúng trạng thái thực tế.
Ví dụ bảng chỉnh hợp thực tế
Giả định ngày 31/10/2026, sao kê Vietcombank của công ty ghi số dư là 125.400.000 đồng, trong khi sổ kế toán TK 112 ghi số dư là 124.950.000 đồng.
Sau khi rà soát từng dòng, kế toán nhận thấy:
- Ngân hàng trừ phí dịch vụ quản trị tài khoản: 55.000 đồng (kế toán chưa hạch toán).
- Lãi tiền gửi không kỳ hạn tháng 10: 25.000 đồng (kế toán chưa hạch toán).
- Một khách hàng chuyển khoản đặt cọc 500.000 đồng lúc 21h ngày 31/10 (kế toán chưa vào sổ).
Chỉnh hợp: 124.950.000 - 55.000 + 25.000 + 500.000 = 125.420.000 đồng. Sau khi hạch toán 3 khoản trên, sổ kế toán khớp chính xác với số dư sao kê ngân hàng.
Checklist rà soát tài khoản ngân hàng cuối tháng
- Tải đủ sao kê tất cả các số tài khoản mở tại mọi ngân hàng, kể cả tài khoản không phát sinh giao dịch.
- In hoặc lưu file sổ phụ kèm các lệnh ủy nhiệm chi và giấy báo Có.
- Phân loại rõ các khoản tiền về chưa xác định được khách hàng để đôn đốc kinh doanh đối soát.
- Ký duyệt bảng đối chiếu ngân hàng giữa kế toán thanh toán và kế toán trưởng.
Tìm hiểu thêm về thiết lập tài khoản ngân hàng và quyền truy cập thuế điện tử hoặc tham khảo dịch vụ kế toán doanh nghiệp.