Chuẩn bị thông tin thống nhất
Tập hợp đăng ký doanh nghiệp, thông tin người đại diện, người được ủy quyền, email nhận thông báo và điện thoại do doanh nghiệp quản lý. Dùng một bảng kiểm tra tên, mã số thuế, địa chỉ và thông tin liên hệ trên các dịch vụ.
Hồ sơ mở tài khoản và điều kiện cấp công cụ ký cần xác nhận với từng nhà cung cấp. Nghĩa vụ điện tử về thuế phải đối chiếu Luật 108/2025/QH15 cùng Nghị định 252/2026/NĐ-CP; bảng chuẩn bị này không thay thế thủ tục chính thức.
Lập danh mục tài khoản và quyền
Ghi ngân hàng, số tài khoản, đồng tiền, người được xem sao kê, người lập lệnh và người phê duyệt. Với chữ ký số, lưu nhà cung cấp, chứng thư, thời gian sử dụng, người giữ thiết bị hoặc quyền ký từ xa và nơi lưu hợp đồng.
Với cổng thuế, ghi vai trò sử dụng và email nhận thông báo. Thông tin khôi phục cần thuộc quyền kiểm soát của công ty. Không lưu mật khẩu, mã xác thực hoặc mã PIN trong bảng chia sẻ chứng từ chung.
Kiểm tra khả năng vận hành
Người có quyền kiểm tra đăng nhập, đọc thông tin doanh nghiệp và tải thông báo cần thiết. Kiểm tra công cụ ký ở môi trường thử hoặc qua chức năng kiểm tra của nhà cung cấp; không gửi hồ sơ thuế giả để thử.
Đối chiếu khả năng tải sao kê và lưu file đúng thư mục. Ghi kết quả kiểm tra, ngày thực hiện và lỗi cần xử lý. Khi có hồ sơ thật đầu tiên, theo dõi cả thông báo sau ký nộp.
Ví dụ kế toán thuê ngoài
Giả định công ty giao đơn vị dịch vụ chuẩn bị tờ khai, còn giám đốc ký. Kế toán được cấp quyền nhận dữ liệu và chuẩn bị theo phạm vi hợp đồng; giám đốc có lịch kiểm tra và ký. Email thông báo do công ty quản lý, giúp chủ doanh nghiệp biết hồ sơ đã được tiếp nhận và xử lý ra sao.
Bàn giao và thu hồi quyền
- Có người thay thế khi người ký vắng mặt, theo thẩm quyền hợp lệ.
- Có nơi lưu sao kê, chứng thư và thông báo thuế.
- Có danh sách quyền cần thu hồi khi đổi kế toán.
- Có quy trình đổi thông tin liên hệ và kiểm tra lại sau thay đổi.
Tham khảo dịch vụ kế toán và thuế để xác định quyền truy cập phù hợp với phần việc được giao.