Nguyên tắc quản lý tài khoản phải trả người bán (TK 331)
Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, tài khoản 331 là tài khoản lưỡng tính:
- Số dư Có: Số tiền còn nợ nhà cung cấp khi mua nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ chưa thanh toán.
- Số dư Nợ: Số tiền công ty đã ứng trước cho nhà cung cấp nhưng chưa nhận hàng hoặc chưa nghiệm thu.
- Bắt buộc theo dõi riêng cho từng đối tượng nhà cung cấp, chi tiết theo từng hợp đồng kinh tế và từng hóa đơn mua vào. Không được tự ý cấn trừ giữa nhà cung cấp này với nhà cung cấp khác.
Đặc biệt, theo luật thuế hiện hành, các hóa đơn mua hàng từ 5 triệu đồng trở lên bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (ủy nhiệm chi qua ngân hàng từ tài khoản của công ty) để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
Các bước đối chiếu công nợ nhà cung cấp cuối kỳ
- Rà soát bộ chứng từ mua hàng đầu vào: Mỗi khoản ghi tăng nợ (Có TK 331) phải đi kèm bộ chứng từ gồm: Hợp đồng mua bán hoặc đơn đặt hàng, Hóa đơn điện tử đầu vào hợp lệ, Phiếu nhập kho (đối với hàng hóa/vật tư) hoặc Biên bản nghiệm thu (đối với dịch vụ).
- Kiểm tra chứng từ thanh toán: Khớp các lệnh ủy nhiệm chi và giấy báo Nợ ngân hàng với hóa đơn tương ứng (ghi Nợ TK 331).
- Lập và ký biên bản xác nhận công nợ hai bên: So sánh sổ chi tiết công nợ của doanh nghiệp với biên bản đối chiếu hoặc sao kê do nhà cung cấp gửi sang.
- Xử lý các sai lệch: Xác định nguyên nhân chênh lệch (ví dụ: hàng bị lỗi trả lại đã lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế nhưng kế toán mua hàng chưa ghi nhận, hoặc chiết khấu thương mại trừ vào công nợ chưa đối soát).
Ví dụ đối chiếu thực tế
Công ty C mua vật tư của Nhà cung cấp Y:
- Ngày 05/10/2026: Nhận lô hàng kèm hóa đơn GTGT trị giá 88.000.000 đồng (đã có thuế GTGT), kế toán ghi Có TK 331-Y.
- Ngày 12/10/2026: Trả lại 10% hàng lỗi kỹ thuật trị giá 8.800.000 đồng kèm biên bản xuất trả hàng và hóa đơn điều chỉnh giảm, kế toán ghi Nợ TK 331-Y: 8.800.000 đồng.
- Ngày 25/10/2026: Công ty chuyển khoản thanh toán 50.000.000 đồng qua ngân hàng, kế toán ghi Nợ TK 331-Y: 50.000.000 đồng.
Tại ngày 31/10/2026, số dư Có còn phải trả cho nhà cung cấp Y là: 88.000.000 - 8.800.000 - 50.000.000 = 29.200.000 đồng. Hai bên ký biên bản đối chiếu xác nhận chính xác số nợ còn lại này.
Checklist kiểm soát công nợ phải trả
- Đảm bảo 100% hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên được thanh toán qua tài khoản ngân hàng công ty.
- Giữ đầy đủ hợp đồng, phiếu nhập kho và hóa đơn điện tử đi kèm từng khoản công nợ.
- Lên lịch thanh toán định kỳ theo thời hạn tín dụng đã cam kết để tránh phát sinh lãi phạt chậm trả.
- Định kỳ quý hoặc năm gửi thư xác nhận công nợ có chữ ký giám đốc và dấu tròn hai bên.
Đọc thêm chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: kiểm tra trước khi kê khai GTGT để tìm hướng dẫn đối chiếu, hoặc xem dịch vụ kế toán thuế trọn gói.