Điều kiện pháp lý để chi phí tiếp khách được tính vào chi phí được trừ
Căn cứ Thông tư 96/2015/TT-BTC, chi phí tiếp khách được trừ khi:
- Phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh: Tiếp đối tác đàm phán hợp đồng, tiếp nhà cung cấp, chăm sóc khách hàng thân thiết.
- Có hóa đơn điện tử hợp pháp: Hóa đơn GTGT mang tên, địa chỉ, mã số thuế công ty do nhà hàng xuất.
- Có bảng kê chi tiết mặt hàng đính kèm: Nếu trên hóa đơn chỉ ghi chung chung "Dịch vụ ăn uống" thì bắt buộc phải có Bảng kê chi tiết các món ăn, đồ uống hoặc Bill tính tiền in từ máy tính tiền của nhà hàng đi kèm.
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các hóa đơn tiếp khách từ 5.000.000 đồng trở lên bắt buộc phải quẹt thẻ ngân hàng của công ty hoặc chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng.
4 lý do cơ quan thuế thường loại chi phí tiếp khách
- Hóa đơn phát sinh vào ngày nghỉ lễ, ngày thứ Bảy, Chủ nhật hoặc đêm muộn nhưng không có tài liệu chứng minh làm việc với đối tác.
- Hóa đơn tiếp khách tại địa phương xa nơi công ty không có chi nhánh, không có khách hàng và không có nhân viên đi công tác tại đó trong thời gian phát sinh hóa đơn.
- Tần suất tiếp khách dày đặc, số tiền ăn uống quá lớn so với quy mô doanh thu của doanh nghiệp (ví dụ: doanh thu 1 tỷ đồng nhưng chi phí ăn uống tiếp khách lên tới 400 triệu đồng).
- Hóa đơn mua từ các nhà hàng "ma" hoặc mua hóa đơn tiếp khách để rút tiền của công ty phục vụ chi tiêu cá nhân gia đình.
Bộ hồ sơ chứng minh tính hợp lý của chi phí tiếp khách
Một bộ chứng từ tiếp khách chặt chẽ cần được lưu trữ theo quy trình:
- Giấy đề nghị tiếp khách: Ghi rõ lý do tiếp khách, danh sách đoàn tiếp khách (khách hàng là ai, đại diện công ty nào), số lượng người tham gia và dự toán chi phí.
- Hóa đơn điện tử: Kèm file XML và bản thể hiện PDF.
- Bảng kê chi tiết món ăn / Bill máy tính tiền: Có đóng dấu treo hoặc chữ ký của nhà hàng.
- Chứng từ thanh toán: Hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên có sao kê ngân hàng hoặc biên lai cà thẻ tín dụng công ty.
- Tài liệu chứng minh quan hệ giao dịch: Hợp đồng kinh tế đã ký, biên bản ghi nhớ hoặc email trao đổi đàm phán dự án với đối tác đó.
Checklist kiểm soát chi phí tiếp khách
- Yêu cầu nhà hàng gửi kèm Bảng kê chi tiết món ăn ngay khi nhận hóa đơn dịch vụ ăn uống.
- Tuyệt đối thanh toán bằng thẻ công ty hoặc chuyển khoản đối với hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên.
- Ban hành định mức tiếp khách theo cấp bậc (Giám đốc, Trưởng phòng kinh doanh) trong Quy chế tài chính nội bộ.
Xem tiếp chi phí được trừ: checklist hồ sơ doanh nghiệp nên kiểm tra từng kỳ hoặc liên hệ dịch vụ kế toán Thuế Toàn Cầu.