Hồ sơ chứng minh giao dịch ngoại tệ
Chuẩn bị hợp đồng, phụ lục giá, giao nhận hoặc nghiệm thu, chứng từ thanh toán và tài liệu liên quan quyền sử dụng ngoại tệ. Ghi đồng tiền báo giá, thanh toán và đồng tiền thể hiện trên chứng từ. Nếu có quy đổi, cần lưu công thức và nguồn dữ liệu.
Tách các mục đích dùng tỷ giá
Tỷ giá dùng để lập hóa đơn, ghi sổ và xác định thuế cần được kiểm tra theo quy định tương ứng. Không mặc định một tỷ giá mua hoặc bán của ngân hàng có thể dùng cho tất cả. Bảng dữ liệu nên có ngày, nguồn, loại tỷ giá và mục đích sử dụng.
Kiểm tra trước khi ký
Đề xuất nội bộ:
- Xác định giao dịch có căn cứ sử dụng ngoại tệ và nội dung hóa đơn cần thể hiện.
- Đối chiếu quy định tiền tệ và tỷ giá cho trường hợp thực tế.
- So đồng tiền, dấu thập phân và phép quy đổi trên bản dự kiến với bảng tính.
- Ghép hóa đơn với công nợ và chứng từ thu; kết quả là chênh lệch được giải thích theo mục đích, không bị xóa để làm tổng khớp.
Ví dụ thu tiền sau khi cung cấp
Giả định dịch vụ có giá hợp đồng bằng một ngoại tệ và được thanh toán sau ngày hoàn thành. Bộ phận kế toán giữ tỷ giá, căn cứ ở từng thời điểm liên quan và xác định quy tắc áp dụng. Chênh lệch khi thanh toán không tự chứng minh hóa đơn lập trước đã sai; cần phân biệt chênh lệch tỷ giá với sai dữ liệu.
Lỗi nhập liệu thường gặp
- Nhầm đơn vị tiền với ký hiệu hiển thị.
- Dùng tỷ giá ngày thu cho tất cả chứng từ.
- Không lưu nguồn tỷ giá có thể kiểm tra.
- Làm tròn không nhất quán giữa bảng tính và phần mềm.
Trường hợp đặc thù cần đối chiếu thêm pháp luật ngoại hối và thuế của nghiệp vụ. Bài này không xác nhận mọi giao dịch trong nước được phép xuất hóa đơn bằng ngoại tệ.
Căn cứ và bước tiếp theo
Nguồn đối chiếu nghiệp vụ là Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Trang văn bản ghi hiệu lực từ 01/07/2026. Với hóa đơn của kỳ trước, cần đọc quy định chuyển tiếp theo giao dịch; không suy ra cách xử lý chỉ từ ngày phát hiện sai sót.
Doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ kế toán và báo cáo thuế để trao đổi phần việc cần hỗ trợ. Chuẩn bị bảng vướng mắc và dữ liệu gốc giúp xác định phạm vi tiếp nhận.