Nguyên tắc kế toán khi hạch toán tạm ứng (TK 141)
Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, tài khoản 141 dùng để phản ánh các khoản tạm ứng của doanh nghiệp cho người lao động và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó:
- Chỉ tạm ứng cho nhân viên chính thức: Người nhận tạm ứng phải là người lao động thuộc doanh nghiệp, chịu trách nhiệm trực tiếp về số tiền đã nhận.
- Theo dõi chi tiết theo từng cá nhân: Mỗi nhân viên được cấp một mã đối tượng công nợ riêng trên sổ kế toán, không theo dõi gộp chung cả phòng ban.
- Hoàn ứng dứt điểm từng đợt: Nhân viên phải hoàn ứng khoản cũ trước khi được duyệt tạm ứng đợt tiếp theo, trừ trường hợp được người đại diện pháp luật phê duyệt đặc cách.
Bộ hồ sơ tạm ứng và hoàn ứng tiêu chuẩn
Một bộ hồ sơ tạm ứng và thanh toán hoàn ứng đầy đủ cần có các chứng từ sau:
- Hồ sơ khi xin tạm ứng: Giấy đề nghị tạm ứng (ghi rõ mục đích, thời hạn hoàn ứng, số tiền), dự toán chi phí hoặc kế hoạch công tác đã được giám đốc phê duyệt, phiếu chi tiền mặt hoặc ủy nhiệm chi chuyển khoản.
- Hồ sơ khi thanh toán hoàn ứng: Bảng kê thanh toán tiền tạm ứng kèm toàn bộ chứng từ gốc hợp lệ (hóa đơn GTGT điện tử, vé máy bay, hóa đơn phòng nghỉ, phiếu thu lệ phí).
- Xử lý số tiền chênh lệch: Nếu chi không hết, nhân viên nộp lại tiền mặt hoặc chuyển khoản trả công ty (lập phiếu thu); nếu chi vượt dự toán hợp lý, công ty chi trả bổ sung (lập phiếu chi).
Ví dụ theo dõi tạm ứng công tác
Nhân viên Nguyễn Văn A nhận tạm ứng 10.000.000 đồng đi công tác Đà Nẵng từ ngày 10/10/2026 đến 14/10/2026 theo Giấy đề nghị tạm ứng số TU-08. Kế toán ghi Nợ TK 141 (chi tiết Nguyễn Văn A) / Có TK 112: 10.000.000 đồng.
Ngày 16/10/2026, anh A nộp Bảng thanh toán hoàn ứng kèm:
- Hóa đơn vé máy bay khứ hồi: 3.500.000 đồng.
- Hóa đơn khách sạn mang mã số thuế công ty: 4.200.000 đồng.
- Tiền phụ cấp lưu trú theo quy chế tài chính (4 ngày x 300.000đ): 1.200.000 đồng.
Tổng chi phí được duyệt: 8.900.000 đồng. Kế toán ghi Nợ TK 642 / Có TK 141: 8.900.000 đồng. Số tiền thừa 1.100.000 đồng anh A nộp lại quỹ tiền mặt, kế toán ghi Nợ TK 111 / Có TK 141: 1.100.000 đồng. Tài khoản tạm ứng của anh A về 0.
Checklist kiểm soát tạm ứng trong doanh nghiệp
- Ban hành quy chế tài chính quy định rõ hạn mức và thời hạn thanh toán tạm ứng (tối đa 5-7 ngày sau khi xong việc).
- Không chuyển tạm ứng thành khoản cho vay cá nhân dài hạn không tính lãi.
- Hóa đơn dịch vụ từ 5 triệu đồng trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định thuế TNDN.
- Định kỳ cuối tháng đối chiếu số dư TK 141 và gửi thông báo nhắc hoàn ứng cho các khoản quá hạn.
Đọc thêm checklist chứng từ kế toán hàng tháng để chuẩn bị hóa đơn hợp lệ, hoặc liên hệ dịch vụ kế toán Thuế Toàn Cầu.