Các phương pháp sửa chữa sổ kế toán theo Luật Kế toán
Điều 27 Luật Kế toán 88/2015/QH13 quy định rõ các phương pháp hợp pháp khi sửa chữa sổ kế toán:
- Phương pháp ghi cải chính (gạch bỏ): Gạch một đường thẳng bằng mực đỏ xóa phần sai nhưng vẫn đọc được nội dung cũ, viết lại phần đúng bằng mực thường ở phía trên và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh (chỉ áp dụng với sổ kế toán thủ công ghi bằng tay).
- Phương pháp ghi số âm (ghi đỏ): Lập chứng từ điều chỉnh ghi lại đúng bút toán sai nhưng bằng mực đỏ hoặc số âm (đặt trong ngoặc đơn) để triệt tiêu số sai, sau đó lập chứng từ ghi số đúng bằng mực thường (áp dụng phổ biến trên phần mềm kế toán).
- Phương pháp ghi bổ sung: Áp dụng khi định khoản đúng tài khoản nhưng ghi thiếu số tiền hoặc bỏ sót nghiệp vụ kinh tế. Kế toán lập chứng từ bổ sung ghi thêm phần số tiền còn thiếu.
Phân biệt hai trường hợp sai sót theo Chuẩn mực kế toán số 29
1. Sai sót phát hiện trong năm hiện tại (chưa nộp BCTC)
Nếu phát hiện sai sót của các tháng trước trong cùng một niên độ tài chính, kế toán thực hiện bút toán điều chỉnh bổ sung hoặc ghi âm ngay vào tháng hiện tại phát hiện sai sót. Không cần sửa lại sổ cái của các tháng đã khóa trước đó.
2. Sai sót của các năm trước (đã nộp BCTC cho cơ quan thuế)
- Sai sót không trọng yếu: Điều chỉnh phi hồi tố vào thu nhập khác (TK 711) hoặc chi phí khác (TK 811) của năm hiện tại phát hiện ra sai sót.
- Sai sót trọng yếu (làm sai lệch đáng kể bức tranh tài chính, thay đổi từ lãi sang lỗ hoặc số tiền rất lớn): Bắt buộc phải điều chỉnh hồi tố vào số dư đầu năm của tài khoản Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối (TK 4211) và lập lại Báo cáo tài chính đã nộp kèm giải trình chi tiết gửi cơ quan thuế.
Ví dụ sửa sai hóa đơn bỏ sót năm trước
Tháng 10/2026, kế toán phát hiện một hóa đơn chi phí tiếp khách 20.000.000 đồng phát sinh từ tháng 11/2025 bị bỏ quên trong ngăn kéo chưa hạch toán, BCTC năm 2025 đã nộp tháng 03/2026.
- Đánh giá: Khoản chi 20 triệu đồng so với doanh thu 50 tỷ đồng của công ty là sai sót không trọng yếu.
- Kế toán xử lý: Lập Phiếu kế toán hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp tháng 10/2026 (Nợ TK 642: 20.000.000 / Có TK 111: 20.000.000 đồng).
- Về thuế TNDN: Khoản chi phí của năm 2025 hạch toán vào năm 2026 không được tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN năm 2026 (kế toán đưa vào chỉ tiêu B4 - Chi phí không được trừ khi lập tờ khai quyết toán thuế TNDN 2026).
Checklist lưu vết khi sửa chữa sổ sách
- Mọi bút toán điều chỉnh sửa sai đều phải có Phiếu kế toán ghi rõ lý do sửa, số chứng từ gốc bị sai và có phê duyệt của kế toán trưởng.
- Lưu lại bản in sổ sách và BCTC cũ trước khi thực hiện điều chỉnh để đối chiếu dấu vết kiểm toán (audit trail).
- Nếu điều chỉnh dẫn đến tăng số thuế phải nộp của năm trước, phải chủ động nộp bổ sung tiền thuế và tiền chậm nộp vào ngân sách nhà nước.
Tìm hiểu thêm sai sót quyết toán TNDN: chuẩn bị khai bổ sung hoặc liên hệ dịch vụ rà soát sổ sách kế toán Thuế Toàn Cầu.