Khoanh vùng phần dữ liệu mất
Ghi kỳ, hệ thống, tài khoản và loại tệp bị thiếu. Phân biệt mất máy tính cục bộ, mất quyền tài khoản và thiếu dữ liệu trên dịch vụ. Chuẩn bị bảng hóa đơn từ sổ bán hàng hoặc hồ sơ mua để làm danh sách đối chiếu độc lập.
Các nguồn có thể phục hồi
Kiểm tra bản sao lưu nội bộ, kho dữ liệu nhà cung cấp, hồ sơ đã gửi khách và tài khoản có quyền chính thức. Yêu cầu nhà cung cấp nêu phạm vi dữ liệu xuất, loại tệp và quan hệ xử lý sai sót. Tệp nhận lại phải có khả năng đối chiếu nguồn, không chỉ hình ảnh do người dùng tự dựng.
Phục hồi theo từng lô có kiểm đếm
Đề xuất nội bộ:
- Giữ nguyên nguồn còn lại và lập danh sách thiếu, tránh ghi đè dữ liệu trong lúc tìm kiếm.
- Xuất phục hồi theo kỳ, ghi số lượng và người cung cấp.
- So số, ký hiệu, ngày, giá trị và trạng thái với bảng đối chiếu; kết quả là danh sách đủ, khác và còn thiếu.
- Thử mở, đọc và tìm lại hồ sơ từ nơi lưu mới. Phần thiếu cần kế hoạch tiếp tục xác minh.
Ví dụ thay máy trước khi sao lưu
Giả định công ty đổi máy kế toán và mất thư mục hóa đơn nhận vào, nhưng phần mềm kế toán còn số chứng từ. Bảng chứng từ dùng làm danh sách yêu cầu nhà cung cấp hoặc người bán gửi lại dữ liệu. Không mặc định mọi số đã ghi trong sổ đều có đủ tệp gốc sau khi tải lại một thư mục.
Kiểm tra trước khi đóng sự cố
- Có đối chiếu cả hóa đơn mua và bán?
- Có lấy đủ chứng từ sửa sau bản gốc?
- Có thử phục hồi từ bản sao mới?
- Quyền tài khoản cũ đã được xác minh?
Nếu sự cố ảnh hưởng nghĩa vụ lưu trữ hoặc dữ liệu cần cung cấp cho cơ quan quản lý, cần đối chiếu quy định và phương án xử lý riêng, thay vì chỉ coi là lỗi máy tính.
Căn cứ và bước tiếp theo
Nguồn đối chiếu nghiệp vụ là Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Trang văn bản ghi hiệu lực từ 01/07/2026. Với hóa đơn của kỳ trước, cần đọc quy định chuyển tiếp theo giao dịch; không suy ra cách xử lý chỉ từ ngày phát hiện sai sót.
Doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ kế toán và báo cáo thuế để trao đổi phần việc cần hỗ trợ. Chuẩn bị bảng vướng mắc và dữ liệu gốc giúp xác định phạm vi tiếp nhận.