Ba nguồn dữ liệu độc lập
Lấy danh sách bán hàng hoặc dịch vụ, bảng hóa đơn kèm trạng thái và dữ liệu kế toán liên quan. Chuẩn bị giao nhận, nghiệm thu, thu tiền và chứng từ điều chỉnh. Ghi thời điểm xuất dữ liệu để tránh so hai bảng ở hai phiên bản khác nhau.
Ghép theo giao dịch, không chỉ theo tổng
Dùng mã đơn hoặc hợp đồng, số hóa đơn và chủ thể khách để nối. Phân loại bán chưa ghép, hóa đơn chưa ghép và giao dịch nhiều chứng từ. Tổng cùng số chưa chứng minh từng dòng đúng; một hóa đơn thiếu và một hóa đơn trùng có thể bù nhau về tiền.
Từ chênh lệch đến việc cần làm
Đề xuất nội bộ:
- So dữ liệu từng giao dịch, đưa sai lệch vào bảng ngoại lệ.
- Kiểm tra mốc lập hóa đơn theo loại giao dịch và bằng chứng sự kiện.
- Đối chiếu giá trị, trạng thái và hồ sơ trả hàng hoặc chiết khấu.
- Giao người xử lý, đặt mốc kiểm tra lại và lưu kết quả. Chỉ đóng dòng ngoại lệ khi có tài liệu giải thích hoặc xử lý phù hợp.
Ví dụ tổng khớp nhưng thiếu một giao dịch
Giả định bảng bán hàng và hóa đơn có tổng bằng nhau, nhưng một đơn bị bỏ sót và một đơn khác bị ghi hai lần với cùng giá trị. Đối chiếu tổng không phát hiện được. Ghép mã đơn sẽ tạo hai dòng ngoại lệ, giúp người phụ trách xác định từng nguyên nhân thay vì tự bù trừ.
Checklist trước khi chuyển sang kê khai
- Mọi giao dịch có mã tham chiếu?
- Hóa đơn xử lý sai sót có nối bản gốc?
- Có tách mốc hóa đơn với kỳ ghi nhận kế toán?
- Ngoại lệ còn mở có người chịu trách nhiệm?
Lưu bảng đối chiếu cùng phiên bản dữ liệu nguồn. Quy trình kiểm soát không thay cho việc xác định riêng nghĩa vụ kê khai và cách hạch toán theo chế độ kế toán đang áp dụng.
Căn cứ và bước tiếp theo
Nguồn đối chiếu nghiệp vụ là Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Trang văn bản ghi hiệu lực từ 01/07/2026. Với hóa đơn của kỳ trước, cần đọc quy định chuyển tiếp theo giao dịch; không suy ra cách xử lý chỉ từ ngày phát hiện sai sót.
Doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ kế toán và báo cáo thuế để trao đổi phần việc cần hỗ trợ. Chuẩn bị bảng vướng mắc và dữ liệu gốc giúp xác định phạm vi tiếp nhận.